Softwareentwicklung: vom Auftrag bis zur Zahlung ohne Abtippen dazwischen
Softwareentwicklung für kaufmännische Abläufe gibt Ihnen eine durchgehende Strecke von Angebot über Auftrag und Rechnung bis zum Zahlungseingang, abgenommen gegen Kriterien, die vor dem Start feststehen. Individuelle Softwareentwicklung setzt dort an, wo Standardprogramme enden: an den Übergaben zwischen Vertrieb, ERP und Buchhaltung. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH, es gilt deutsches Recht und die DSGVO.
Der Anlass liegt fast immer zwischen den Programmen. Aufträge entstehen im CRM, Rechnungen im ERP, Zahlungen stehen auf dem Kontoauszug, und dazwischen hält eine Tabelle alles zusammen, die nur eine Person wirklich versteht. Was wir nicht tun: das Innere Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP umbauen und Vorgänge steuerlich beurteilen – das bleibt bei Hersteller und Steuerberatung.
Für wen
- Angebote entstehen in der Textverarbeitung, Aufträge im CRM, Rechnungen im ERP – und jede Übergabe ist ein Kopiervorgang, bei dem Positionen, Rabatte oder Kundennummern verrutschen.
- Der Vertrieb sieht im CRM nicht, ob ein Kunde bezahlt hat, und die Buchhaltung erfährt von Sonderkonditionen erst, wenn die Rechnung schon verschickt ist.
- Ein Altsystem soll abgelöst werden, doch darin stecken Jahre an Bestellungen, Kunden und Konditionen, die beim Umzug weder verloren gehen noch doppelt angelegt werden dürfen.
- Die kaufmännische Leitung braucht ein kleines Werkzeug – eine Freigabeliste, eine Übersicht offener Aufträge je Gebiet –, aber im ERP ist dafür kein Platz und intern niemand, der es baut.
Was Sie bekommen
Softwareentwicklung für die Strecke vom Angebot zur Rechnung
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift entstehen aus einem Datensatz, statt in jedem Programm neu erfasst zu werden. Konditionen und Zahlungsziele werden einmal eingetragen und gelten bis zur offenen Position. Abweichungen – eine Rechnung ohne Auftrag, ein Auftrag ohne Rechnung – stehen mit Grund auf einer Liste, die jemand abarbeitet.
CRM-Anbindung mit Rückkanal zur Buchhaltung
Das CRM bekommt, was der Vertrieb vor dem nächsten Angebot wissen muss: Rechnungsstatus, Zahlungseingang, offene Positionen je Kunde. In die Gegenrichtung erreichen vereinbarte Konditionen und Ansprechpartner das ERP ohne Abschreiben. Angebunden wird über REST-Schnittstellen und Webhooks, wo der Hersteller sie anbietet, sonst über geregelte Exporte, deren Datensätze gegen ein Schema geprüft werden.
Datenübernahme aus dem Altsystem ohne Dubletten
Bevor ein Datensatz umzieht, wird festgelegt, woran zwei Einträge als derselbe Kunde oder dieselbe Bestellung gelten. Bei einer Übernahme dieser Art kamen 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM, keine einzige Dublette.
Interne Werkzeuge im Browser
Kleine Anwendungen für die kaufmännische Abteilung, mit Rollen, Änderungsverlauf und Export nach Excel. Gebaut wird mit TypeScript und Node.js, Daten liegen in PostgreSQL, die Oberfläche entsteht mit React oder Vue. Jede Änderung durchläuft zuerst eine Prüfung durch unsere KI-Werkzeuge und danach den Blick eines Entwicklers aus unserem Haus.
Was nach der Individualsoftwareentwicklung bei Ihnen liegt
Eine Beschreibung der Datenwege und Zuordnungsregeln, Zugänge zu Repository und Servern, eine Einweisung für Buchhaltung und Vertrieb. Laufen kann die Anwendung auf unseren Hetzner-Servern in Deutschland und der EU oder in Ihrer eigenen Umgebung.
Wie ein kaufmännischer Ablauf automatisiert wird
Gespräch entlang eines echten Vorgangs
Wir gehen einen Auftrag vom Angebot bis zum verbuchten Zahlungseingang durch: Wer tippt was ab, in welchem Programm entsteht welche Nummer, wo wird per Tabelle abgeglichen. Reicht ein Standardmodul Ihrer Buchhaltungssoftware, sagen wir das an dieser Stelle. Bevor Sie uns Belege oder Auszüge zeigen, gilt eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.
Leistungsbeschreibung mit prüfbaren Fällen
Darin stehen Datenwege, Felder, Rollen, Schnittstellen und die Fälle, gegen die abgenommen wird, dazu Etappen, Vertragsform und Preismodell; der Zeitrahmen steht im Angebot. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, was wir damit tun dürfen. Welche Daten ein externer Dienst sieht, halten wir im Angebot fest.
Etappen im Parallelbetrieb
Jede Etappe läuft zunächst neben dem bisherigen Weg. Buchhaltung und Vertrieb vergleichen die Ergebnisse an echten Vorgängen, Abweichungen korrigieren wir in der nächsten Lieferung. Der alte Weg wird erst abgeschaltet, wenn offene Posten und Auftragsbestand in beiden übereinstimmen.
Abnahme und Übergabe
Geprüft wird an den Fällen aus dem Angebot, danach gilt die Gewährleistung auf Mängel. Übergeben werden Zugänge, Dokumentation und eine Einweisung für die Leute, die täglich damit fakturieren und verkaufen.
Abnahme statt Versprechen
Die Kriterien der Abnahme stehen im Angebot, bevor die erste Zeile Code entsteht. Eine abgegrenzte Anwendung, eine Schnittstelle oder eine Datenübernahme läuft als Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, geliefert in Teilen, jeder Teil wird für sich geprüft. Kommt später ein weiteres Stück dazu, etwa das Mahnwesen oder eine zweite Gesellschaft, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien.
Steht vor dem Bau eine offene Frage – welches System führend ist, wie ein Altbestand bereinigt wird –, klären wir sie als Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz; geliefert werden dann die im Angebot vereinbarten Unterlagen. In beiden Formen legen Sie den Umfang fest, die Aufgaben an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung.
Begriffe zum Thema
Leistungsbeschreibung: was vor dem Start feststehen muss
Was geliefert wird, was ausdrücklich nicht dazugehört und woran man das Ergebnis prüft: die Bausteine einer belastbaren Beschreibung, mit einem Beispiel aus dem Zahlungsabgleich.
Stammdatenmanagement: eine gültige Fassung pro Geschäftspartner
Stammdaten ändern sich selten und stecken in jedem Vorgang. Warum Automatisierung an ihnen scheitert, wie man Dubletten auflöst und welche Regeln einen bereinigten Bestand halten.
Was bedeutet Abnahme im Werkvertrag?
Mit der Erklärung des Bestellers kippt der Vertrag: Vergütung fällig, Beweislast gewechselt, Verjährung läuft. Wie ein Prüflauf bei Software aussehen sollte, damit dieser Moment nicht zum Streit wird.
Was ist ein Werkvertrag?
Beim Werkvertrag zählt das Ergebnis, nicht die Zeit. Was beide Seiten schulden, wann die Vergütung fällig wird und woran Vorhaben im Rechnungswesen scheitern, wenn das Werk zu vage beschrieben ist.
Was kaufmännische Leitungen vorab klären wollen
Was kostet individuelle Softwareentwicklung?
Das hängt an der Zahl der angebundenen Programme, am Zustand der Altdaten und an der Zahl der Sonderfälle. Nach dem Gespräch steht im Angebot ein Festpreis je Etappe mit ihren Abnahmekriterien; eine vorgeschaltete Beratung wird nach Tagessatz abgerechnet.
Wie lange dauert ein Softwareprojekt?
Verlässlich ist die Reihenfolge: Gespräch, Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien, Etappen im Parallelbetrieb, Abnahme. Den Zeitrahmen legen wir im Angebot fest, sobald Programme und Datenbestand bekannt sind.
Werkvertrag oder Dienstvertrag?
Soll am Ende etwas laufen – eine Schnittstelle, eine Rechnungsstrecke, ein übernommener Kundenbestand –, ist es ein Werkvertrag: Wir schulden das Ergebnis, Sie nehmen es ab. Ein Dienstvertrag passt, wenn zuerst beraten oder ein Architekturkonzept erstellt werden soll.
Wem gehört der Quellcode?
Die Nutzungsrechte am Code, den wir eigens für Ihr Vorhaben schreiben, gehen über, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. Wiederverwendbare Bausteine von uns und die im Projekt verwendeten Open-Source-Lizenzen stehen als Liste im Vertrag.
Welcher Ablauf soll künftig ohne Nacharbeit laufen?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in drei bis fünf Sätzen. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag und sagen im Gespräch, was möglich ist.