Was bedeutet Abnahme im Werkvertrag?

Die Abnahme ist die Erklärung des Bestellers, dass ein Werk im Wesentlichen vertragsgemäß hergestellt ist. Sie gehört zu seinen Hauptpflichten (§ 640 BGB) und ist der Wendepunkt jedes Werkvertrags: Mit ihr wird die Vergütung fällig, die Beweislast für Mängel wechselt, und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt.

Abnahme: was sie rechtlich bewirkt

• Fälligkeit. Der Anspruch auf die Vergütung wird durchsetzbar (§ 641 BGB); Abschläge für bereits geprüfte Teile bleiben davon unberührt.
• Gefahr. Bis zu diesem Zeitpunkt trägt der Unternehmer das Risiko, dass das Werk untergeht oder unbrauchbar wird (§ 644 BGB), danach der Besteller.
• Beweislast. Vorher muss der Unternehmer zeigen, dass sein Werk mangelfrei ist. Danach muss der Besteller einen Mangel belegen.
• Verjährung. Die Frist für Mängelansprüche beginnt zu laufen (§ 634a BGB).
• Vorbehalt. Wer ein Werk trotz bekannter Mängel ohne Vorbehalt annimmt, verliert insoweit Nacherfüllung, Minderung und Rücktritt (§ 640 Abs. 3 BGB).

Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung. Der Besteller muss das Werk also auch dann annehmen, wenn Kleinigkeiten offen sind; er hält sie im Protokoll fest und behält seinen Anspruch auf Nachbesserung.

Wie ein Prüflauf bei Software aussieht

Bei Software ist die Erklärung selten ein Termin mit Unterschrift am fertigen Gegenstand. Sinnvoll ist ein Prüflauf mit echten Daten, der vor dem Start vereinbart wurde. Für einen automatisierten Zahlungsabgleich kann das heißen: Die Kontoauszüge eines abgeschlossenen Monats werden eingespielt, das System ordnet die Zahlungen offenen Posten zu, und die Buchhaltung vergleicht das Ergebnis mit ihrer eigenen, bereits erledigten Zuordnung. Ein brauchbares Prüfkriterium nennt drei Dinge:

• den Datenbestand, an dem geprüft wird;
• das erwartete Ergebnis und wie es gemessen wird;
• den Umgang mit Fällen, die das System nicht entscheiden kann – etwa Zahlungen ohne Rechnungsnummer, die mit Grund zur Klärung angezeigt werden müssen.

Wie man solche Kriterien vorab schriftlich fasst, beschreibt der Artikel zur Leistungsbeschreibung.

Abnahme in Etappen

Das Gesetz sieht ein Abnehmen in Teilen nur vor, wenn es vereinbart ist. Für Vorhaben, die schrittweise geliefert werden, lohnt sich diese Vereinbarung: Jeder Teil – Anbindung des Postfachs, Auslesen der Belege, Übergabe an die Buchhaltungssoftware – wird für sich geprüft und freigegeben. Fehler fallen dann dort auf, wo sie entstehen, und nicht am Ende in einem Paket, dessen Ursache niemand mehr zuordnen kann.

Für Abschlagszahlungen hat das einen praktischen Nebeneffekt: Bezahlt wird, was geprüft ist, und beide Seiten sehen den Fortschritt an Ergebnissen statt an verbrauchten Stunden. Voraussetzung ist, dass jeder Teil für sich einen Nutzen hat und nicht erst im Zusammenspiel mit dem nächsten prüfbar wird.

Wenn der Besteller schweigt

Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Prüfung und verweigert der Besteller nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Schweigen schützt also nicht vor den Rechtsfolgen. Auch wer ein Werk über längere Zeit produktiv nutzt, ohne etwas zu beanstanden, kann es damit stillschweigend gebilligt haben. Wer ein Werk nicht annehmen will, widerspricht deshalb innerhalb der Frist schriftlich und benennt die Mängel konkret – «funktioniert nicht richtig» reicht dafür nicht.

Typische Streitpunkte

• Kriterien erst am Ende. Worüber vorab nichts vereinbart war, wird im Prüflauf erfunden – von beiden Seiten.
• Neue Wünsche im Prüflauf. Was beim Prüfen auffällt, aber nie beschrieben war, ist eine Änderung, kein Mangel.
• Kein Protokoll. Ohne schriftlich festgehaltene Mängel und Vorbehalte weiß später niemand, was offen war.
• Betrieb ohne Erklärung. Die Software läuft seit Monaten in der Buchhaltung, formell bestätigt hat sie niemand – der Streit über Fälligkeit und Mängel ist damit angelegt.
• Testdaten ohne Bezug. Geprüft wird mit ausgedachten Beispielen statt mit echten Belegen, und im Betrieb zeigen sich genau die Fälle, die niemand vorhergesehen hat.

Wie wir prüfen lassen

Die Prüfkriterien stehen bei uns vor dem Start im Angebot, formuliert mit der kaufmännischen Leitung und an deren echten Belegen. Geliefert wird in Teilen, jeder Teil hat seinen eigenen Prüflauf und sein Protokoll. Was im Prüflauf als neuer Wunsch auftaucht, nimmt unsere Projektleitung als Änderung auf, statt ihn stillschweigend einzubauen. Worüber am Ende entschieden wird, legen wir fest, bevor die Arbeit beginnt, und nicht erst beim Prüftermin. Wie diese Arbeitsweise in einem Vorhaben aussieht, beschreibt die Leistung Prozessautomatisierung; die Grundlagen des Vertrags erklärt der Artikel Werkvertrag.