Prozessautomatisierung, bei der Rechnung und Zahlung sich selbst finden
Prozessautomatisierung im kaufmännischen Bereich bedeutet bei uns: Eine Eingangsrechnung wird gelesen, der Bestellung zugeordnet, zur Freigabe vorgelegt und später der Zahlung gegenübergestellt, ohne dass jemand Belegnummern abschreibt. Workflow-Automatisierung verbindet dafür Ihre bestehenden Programme – Buchhaltungssoftware, ERP, CRM, Bankzugang – und legt nur die Fälle vor, die eine Entscheidung brauchen.
Vertragspartner ist eine deutsche Gesellschaft, gearbeitet wird nach deutschem Recht und DSGVO, auf unseren Hetzner-Servern mit Standort Deutschland und EU. Die Buchungslogik legen Sie und Ihre Steuerkanzlei fest; wir bauen den Ablauf, der sie ausführt, und keine neue Buchhaltungssoftware.
Für wen
- Die Buchhaltung hält Kontoauszüge Zeile für Zeile gegen die Liste offener Posten, und Zahlungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck bleiben lange ungeklärt.
- Eingangsrechnungen kommen per Mail, als PDF und inzwischen als E-Rechnung – Betrag, Lieferant und Kostenstelle tippt trotzdem jemand ab.
- Freigaben laufen über weitergeleitete Mails; wo eine Rechnung gerade liegt, weiß nur, wer sie zuletzt bekommen hat.
- Der Vertrieb schließt im CRM ab, die Buchhaltung erfährt davon, wenn der Kunde nach der Rechnung fragt.
- Die Geschäftsführung fragt nach dem Stand der offenen Posten und bekommt eine Tabelle vom Vormonat.
Was Sie bekommen
Prozessautomatisierung im Rechnungseingang
Rechnungen aus Postfach, Portal oder als XRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen, Pflichtangaben geprüft, Lieferant und Bestellung zugeordnet. Was nicht passt, steht mit Grund auf einer Klärungsliste. In einem Projekt holte der Ablauf 3 048 Rechnungen aus dem staatlichen E-Rechnungssystem (Stand 09/2026), und beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege stellte sich heraus, dass 346 im manuellen Export fehlten.
Freigaben mit festem Weg
Wer für welche Kostenstelle und bis zu welchem Betrag freigibt, steht als Regel im System, Vertretung eingeschlossen. Jede Freigabe trägt Name und Zeitpunkt.
Zahlungsabgleich und offene Posten
Bankumsätze werden offenen Rechnungen zugeordnet: zuerst über die Rechnungsnummer, dann über Betrag, Kunde und Datum. Unklare Fälle bekommen einen Vorschlag statt einer stillen Buchung. In einem Projekt fanden 1 268 Zahlungen ihre Rechnung, 1 051 davon über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, ein Abgleich dauert 0,4 statt 12,3 Sekunden.
Übergabe vom Vertrieb an die Buchhaltung
Ein gewonnener Auftrag im CRM wird zum Rechnungsentwurf mit den vereinbarten Positionen. Voraussetzung sind saubere Kundendaten – in einem Projekt wurden 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM übernommen, keine einzige Dublette.
Ein Dienst mit Protokoll
Die Abläufe laufen als eigener Dienst in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL. Jeder Lauf schreibt mit, was er zugeordnet hat und warum; Regeln sind versioniert.
Wie ein kaufmännischer Ablauf automatisiert wird
Einen abgeschlossenen Monat nachrechnen
Nach einer gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns Kontoauszüge, Rechnungsausgang, Eingangsrechnungen und offene Posten eines Monats an. Daran zeigt sich, welche Regeln nur im Kopf der Buchhaltung stehen.
Angebot mit Abnahmekriterien
Darin steht, welche Fälle automatisch zugeordnet werden, was auf die Klärungsliste gehört und wer benachrichtigt wird, dazu Vertragsform und Preismodell. Welche Daten ein Sprachmodell oder externer Dienst sieht, halten wir dort ebenfalls fest.
Prozessautomatisierung im Schattenlauf
Der Ablauf rechnet zuerst mit, ohne zu buchen oder freizugeben. Seine Zuordnungen liegen neben den Entscheidungen Ihrer Buchhaltung; Schreibrechte bekommt er erst, wenn jede Abweichung erklärt ist.
Abnahme und Übergabe
Maßstab der Abnahme sind die Kriterien, die im Angebot vereinbart wurden. Dokumentation der Regeln, Zugänge und eine Einweisung gehören dazu, damit Ihre Leute die Klärungsliste abarbeiten und Regeln anpassen können.
Abnahme statt Versprechen
Die Abnahmekriterien stehen vor dem Start im Angebot, nicht erst im Abnahmeprotokoll. Geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird einzeln abgenommen. Repository und Zugänge sehen Sie während des gesamten Projekts; die Nutzungsrechte an diesem Code erhalten Sie, sobald die Vergütung vollständig bezahlt ist. Für personenbezogene Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Die Vertragsform ist der Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, danach Gewährleistung auf Mängel. Kommt später ein Ablauf dazu, etwa das Mahnwesen oder ein weiteres Bankkonto, wird er als eigenes Paket mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien beauftragt. Beratung vor einem Projekt kann als Dienstvertrag nach Tagessatz laufen. Anweisungen an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung; der Zeitrahmen steht im Angebot.
Begriffe zum Thema
Eingangsrechnungsverarbeitung: vom Posteingang bis zur Zahlung
Fünf Stationen durchläuft jede Lieferantenrechnung. Die meiste Zeit geht nicht beim Buchen verloren, sondern bei Suche, Rückfrage und Freigabe dazwischen.
Was ist ein Werkvertrag?
Beim Werkvertrag zählt das Ergebnis, nicht die Zeit. Was beide Seiten schulden, wann die Vergütung fällig wird und woran Vorhaben im Rechnungswesen scheitern, wenn das Werk zu vage beschrieben ist.
Was ist RPA (Robotic Process Automation)?
Software-Roboter bedienen Programme wie ein Mensch – schnell eingerichtet, anfällig im Betrieb. Wann das die richtige Brücke ist und wann eine Schnittstelle den Ablauf dauerhaft trägt.
Zahlungsabgleich: Kontoumsätze und offene Posten zusammenführen
Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto gehört zu einem offenen Posten. Über welche Merkmale die Zuordnung gelingt, woran sie scheitert und in welcher Reihenfolge man sie automatisiert.
Was kaufmännische Leitungen vorab klären wollen
Was ist Prozessautomatisierung?
Ein wiederkehrender Vorgang, den heute ein Mensch zwischen Programmen erledigt, läuft nach festen Regeln selbst: Beleg lesen, zuordnen, prüfen, weitergeben, protokollieren. Im Rechnungswesen betrifft das vor allem Rechnungseingang, Freigabe und Zahlungsabgleich. Entschieden wird weiter von Menschen, nur nicht mehr über Fälle, die eine Regel eindeutig löst.
Brauchen wir eine RPA-Software für die Buchhaltung?
Meist nicht. RPA-Software klickt Oberflächen nach und stolpert, sobald ein Anbieter etwas verschiebt. Bieten Buchhaltungssoftware und Bank eine Schnittstelle oder einen Export in festem Format, setzen wir dort an; nachgeklickt wird nur, wo es keinen anderen Zugang gibt.
Was ändert die E-Rechnung an der Automatisierung?
Seit der Empfang von E-Rechnungen im B2B verpflichtend ist, kommen strukturierte Daten nach EN 16931 herein, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Das Auslesen wird einfacher, die Zuordnung zu Bestellung, Freigabe und Zahlung bleibt Arbeit. Die Übergangsfristen betreffen den Versand Ihrer eigenen Rechnungen, nicht den Empfang.
Wer gibt eine Zahlung frei, wenn der Ablauf automatisiert ist?
Dieselben Personen wie heute. Der Ablauf bereitet vor und legt vor; freigegeben wird nach Ihrer Freigaberegel, mit Name und Zeitpunkt im Protokoll. Ob eindeutige Zuordnungen über die Rechnungsnummer ohne Rückfrage ausgeglichen werden, entscheiden Sie vor der Abnahme.
Welcher Ablauf soll künftig ohne Nacharbeit laufen?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in drei bis fünf Sätzen. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag und sagen im Gespräch, was möglich ist.