Prozessautomatisierung in Köln: aus dem gewonnenen Auftrag wird die Rechnung ohne Umweg

• Projektgeschäft in Köln: der Auftrag steht im CRM, die Rechnung nirgends

  Prozessautomatisierung wird für Agenturen und Produktionsfirmen in Köln dort dringend, wo ein Auftrag vom Vertrieb zur Buchhaltung wandert. Im Umfeld von Sendern, Games-Unternehmen und der Koelnmesse wird in Projekten verkauft: Angebot, Nachtrag, Teilrechnung, Schlussrechnung, und jede Stufe bringt eigene Positionen mit. Die Übergabe dazwischen ist oft eine Mail mit angehängtem Angebot. Nachträge, die im Gespräch vereinbart wurden, erreichen die Rechnung nicht; Teilrechnungen werden doppelt oder gar nicht gestellt. Vor großen Messen wie gamescom, dmexco oder Anuga, wenn viele Aufträge gleichzeitig laufen, wächst der Rückstand in der Faktura am schnellsten, und am Ende fehlt Umsatz, der längst verdient war.

• Was Vertrieb und Buchhaltung nach der Prozessautomatisierung teilen

  Ein gewonnener Auftrag im CRM erzeugt einen Rechnungsplan: welche Teilrechnung zu welchem Meilenstein fällig wird, mit welchen Positionen, an welche Rechnungsadresse. Ein Nachtrag wird im CRM erfasst und erscheint in der nächsten Rechnung, statt in einem Postfach zu warten. Die Buchhaltung prüft Entwürfe, statt sie aus Angeboten zusammenzusetzen. In umgekehrter Richtung sieht der Vertrieb, was bezahlt ist. Wer einen Kunden wegen des nächsten Projekts anruft, weiß vorher, ob noch eine Rechnung offen ist. Workflow-Automatisierung verbindet hier zwei Abteilungen, die bisher vor allem über Nachfragen miteinander gesprochen haben.

• Prozessautomatisierung beginnt bei sauberen Kundendaten

  Bevor ein Auftrag automatisch zur Rechnung wird, müssen Kunde, Ansprechpartner und Rechnungsadresse in CRM und Buchhaltung übereinstimmen. In Firmen, die projektweise gewachsen sind, existiert derselbe Kunde oft mehrfach, einmal pro Projekt, einmal pro Schreibweise. Diese Dubletten führen wir vor dem ersten automatischen Lauf zusammen, mit Regeln, die jeden neuen Datensatz ebenfalls prüfen. Die Abrechnungsregeln stehen danach nicht mehr nur im Kopf der Person, die sie seit Jahren anwendet. Sie werden gemeinsam aufgeschrieben, also welche Leistung wie abgerechnet wird und was bei einem Storno passiert, und als nachvollziehbare Regeln im System hinterlegt.

• Fünf Jahre Bestellungen, keine Dublette

  Zwei Belege aus unserer Arbeit, ohne Kundennamen: eine CRM-Übernahme von 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren ohne eine einzige Dublette. In einem anderen Vorhaben kamen 50 Regeln aus dem Chatverlauf an einem Tag in eine produktive Wissensbasis, Regeln, die vorher nur in Nachrichten zwischen Kollegen standen. Beides gehört zusammen. Eine Übergabe vom Vertrieb an die Buchhaltung trägt nur, wenn die Daten stimmen und die Regeln aufgeschrieben sind; fehlt eins davon, wird der alte Fehler bloß schneller wiederholt.

• Abgenommen wird der Rechnungsplan, nicht die Absicht

  Vor dem Start steht im Angebot, woran die Abnahme gemessen wird: welche Auftragsarten automatisch einen Rechnungsplan erzeugen, wie Nachträge und Stornos behandelt werden, welche Entwürfe die Buchhaltung freigibt und was bei fehlenden Kundendaten passiert. Geliefert wird in Teilen, zuerst die bereinigten Kundendaten, dann die Übergabe, und jede Teillieferung wird für sich geprüft. Vereinbart wird ein Werkvertrag: Festpreis, Abnahme gegen diese Kriterien; der Zeitrahmen steht im Angebot. Kundendaten sehen wir erst nach einer gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarung, für personenbezogene Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Angaben ein Sprachmodell verarbeitet, halten wir im Angebot fest. Nach vollständiger Bezahlung erhalten Sie die Nutzungsrechte an allem, was wir eigens für diesen Ablauf programmiert haben.

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