Prozessautomatisierung in Frankfurt: Eingangsrechnungen kommen geprüft zur Freigabe

• Wo sich in Frankfurt die Eingangsrechnungen stapeln

  Prozessautomatisierung beginnt für viele Firmen in Frankfurt im Rechnungseingang, weil dort die Zahl der Absender wächst. Wer rund um den Frachtflughafen oder für Chemie- und Pharmabetriebe im Rhein-Main-Gebiet arbeitet, bekommt Rechnungen von Frachtführern, Zulieferern und Dienstleistern, jede mit anderem Aufbau und anderer Bezugsnummer. Geprüft wird trotzdem jede einzeln: Stimmt die Menge mit dem Auftrag, gehört die Sendung wirklich zu uns, wer darf freigeben? Solange das über ein gemeinsames Postfach und weitergeleitete Mails läuft, liegt eine Rechnung dort, wo sie zuletzt jemand geöffnet hat. Skontofristen verstreichen unbemerkt, und Lieferanten fragen nach, bevor die Buchhaltung die Rechnung überhaupt gesehen hat.

• Prozessautomatisierung vom Posteingang bis zur Freigabe

  Jede Rechnung wird beim Eingang gelesen, ob sie als PDF, Scan oder strukturierte E-Rechnung kommt. Pflichtangaben werden geprüft, der Lieferant gegen die Stammdaten gehalten, die Rechnung der Bestellung oder dem Auftrag zugeordnet. Passt alles, geht sie auf dem festgelegten Weg zur Freigabe, nach Kostenstelle, Betragsgrenze und Vertretungsregel. In der Buchhaltung kommt danach an, was freigegeben ist, mit Belegbild und Kontierungsvorschlag. Was nicht passt, steht auf einer Liste mit dem Grund: Bestellung fehlt, Menge weicht ab, Bankverbindung des Lieferanten hat sich geändert. Workflow-Automatisierung heißt hier, dass jede Rechnung jederzeit einen Ort und einen Zuständigen hat.

• E-Rechnung im Rhein-Main-Gebiet: strukturiert heißt noch nicht zugeordnet

  Seit der Empfang von E-Rechnungen im B2B verpflichtend ist, kommen Rechnungen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD, maschinenlesbar nach EN 16931. Das Abtippen entfällt damit, die eigentliche Arbeit nicht: Wer bestellt hat, ob geliefert wurde und wer freigibt, steht in keiner E-Rechnung. Diese Verbindung zwischen Beleg, Auftrag und Freigabe bauen wir. Papier und PDF bleiben vorerst, denn für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Der Ablauf behandelt deshalb beide Wege gleich und führt sie in dieselbe Freigabe.

• Was der Abgleich mit einem E-Rechnungssystem ans Licht brachte

  Ein Beispiel aus unserer Arbeit, ohne Kundennamen: Aus dem staatlichen E-Rechnungssystem holte der Ablauf 3 048 Rechnungen (Stand 09/2026). Beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege zeigte sich, dass 346 davon im manuellen Export fehlten. Der Befund dahinter ist unbequem. Der Export, auf den sich die Buchhaltung verlassen hatte, war unvollständig, und aufgefallen war es niemandem, weil nichts ihn gegenprüfte. Ein Ablauf, der Quelle und Buchhaltung regelmäßig gegeneinander hält, macht solche Lücken sichtbar, bevor sie im Abschluss auftauchen.

• Freigabeweg und Abnahme der Prozessautomatisierung stehen vorher fest

  Im Angebot steht, woran abgenommen wird: welche Rechnungsarten gelesen werden, welche Prüfungen vor der Freigabe laufen, wie der Freigabeweg mit Vertretung aussieht und was auf der Klärungsliste landet. Zuerst läuft der Ablauf neben der bisherigen Handarbeit mit, ohne freizugeben; umgestellt wird, wenn die Ergebnisse übereinstimmen. Übergeben wird in Teillieferungen, die Sie jeweils einzeln prüfen. Vertragsform ist der Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme gegen diese Kriterien, der Zeitrahmen steht im Angebot. Bevor Sie uns die erste Rechnung zeigen, steht eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung; bei personenbezogenen Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Angaben ein Sprachmodell zu sehen bekommt, halten wir im Angebot fest. Sobald vollständig bezahlt ist, liegen die Nutzungsrechte an dem für Ihr Haus geschriebenen Code bei Ihnen.

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