Leistungsbeschreibung: was vor dem Start feststehen muss

Eine Leistungsbeschreibung legt fest, was ein Auftragnehmer liefern soll, in welchem Umfang und woran das Ergebnis geprüft wird. Sie ist die Grundlage für Angebot, Preis und Abnahme. Je genauer sie formuliert ist, desto weniger bleibt später Auslegungssache – für beide Vertragsseiten gleichermaßen.

Leistungsbeschreibung: wozu sie dient

Im Werkvertrag bestimmt die Beschreibung, was das geschuldete Werk ist; im Dienstvertrag, welche Tätigkeit erwartet wird. Wird später gestritten, ob ein Fehler ein Mangel oder ein neuer Wunsch ist, ob eine Rechnung berechtigt oder ein Preis angemessen ist, landen beide Seiten bei diesem Dokument. Was dort nicht steht, ist in der Regel nicht vereinbart. Bei öffentlichen Aufträgen ist eine eindeutige Beschreibung sogar vorgeschrieben, damit alle Bieter dasselbe verstehen; im Mittelstand fehlt diese Pflicht, der Nutzen ist derselbe.

Für die kaufmännische Leitung hat das Dokument noch einen zweiten Nutzen: Es zwingt dazu, den eigenen Ablauf vor der Automatisierung aufzuschreiben. Häufig zeigt sich schon dabei, dass zwei Abteilungen denselben Schritt unterschiedlich erledigen.

Die Bausteine einer Leistungsbeschreibung

• Ziel. Welches Ergebnis im Unternehmen anders sein soll als heute – in einem Satz, ohne Technik.
• Umfang. Welche Belegarten, Systeme, Standorte und Nutzergruppen dazugehören.
• Abgrenzung. Was ausdrücklich nicht dazugehört. Dieser Teil wird am häufigsten vergessen und am häufigsten gebraucht.
• Ausgangslage. Vorhandene Software, Schnittstellen, Datenbestände und bekannte Probleme der Daten.
• Mitwirkung. Was der Auftraggeber beisteuert: Zugänge, Testdaten, Ansprechpartner, Zeit für Prüfläufe.
• Prüfkriterien. Mit welchen Daten und nach welchem Maßstab das Ergebnis abgenommen wird.
• Rahmenbedingungen. Datenschutz, Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag, Aufbewahrung, Vorgaben der Steuerberatung.
• Übergabe. Was am Ende übergeben wird: Dokumentation, Zugänge, Einweisung der Buchhaltung, Hinweise für den Betrieb.

Ein Beispiel: Zahlungsabgleich

Schwach: «Automatischer Abgleich der Bankbewegungen mit der Buchhaltung.» Daraus lässt sich weder ein Preis ableiten noch später prüfen, ob das Ziel erreicht ist.

Belastbar: «Umsätze der beiden Geschäftskonten werden täglich abgerufen. Zahlungen mit Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden dem offenen Posten zugeordnet und als Buchungsvorschlag an die Buchhaltungssoftware übergeben. Teilzahlungen, Zahlungen ohne Rechnungsnummer und Beträge mit Abweichung erscheinen mit Grund in einer Klärungsliste. Nicht enthalten: Mahnwesen und Fremdwährungskonten. Geprüft wird an den Kontoauszügen eines abgeschlossenen Monats gegen die bereits erledigte manuelle Zuordnung.»

Der Unterschied: Die zweite Fassung nennt Datenquelle, Regel, Ausnahmen, Grenze und Prüfweg. Jede dieser Angaben kostet bei der Erstellung eine Rückfrage und erspart mehrere im Projekt. Welche Fälle bei dieser Aufgabe typischerweise auftreten, beschreibt der Artikel zum Zahlungsabgleich.

Abgrenzung zu Lastenheft und Pflichtenheft

In der Softwareentwicklung sind zwei weitere Begriffe verbreitet. Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was gebraucht wird. Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Auftragnehmers, wie er diese Anforderungen umsetzen will. Die Leistungsbeschreibung ist der Oberbegriff, der im Vertrag steht: Sie kann auf ein Lastenheft verweisen, ein abgestimmtes Pflichtenheft enthalten oder beides in einem Dokument zusammenführen. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass am Ende ein Dokument existiert, auf das sich beide Seiten beziehen. Im Mittelstand genügt oft ein einziges, abgestimmtes Dokument; mehrere Fassungen nebeneinander erzeugen eher Widersprüche als Klarheit.

Typische Schwächen

• Lösung statt Ziel. «Wir brauchen ein Dashboard» beschreibt ein Mittel. Welche Frage es beantworten soll, bleibt offen.
• Stillschweigende Annahmen. Dass Gutschriften mitverarbeitet werden, war für die Buchhaltung selbstverständlich, für den Auftragnehmer nie Thema.
• Kein Prüfmaßstab. «Funktioniert zuverlässig» ist kein Kriterium, «alle Zahlungen mit Rechnungsnummer eines Monats korrekt zugeordnet» ist eines.
• Keine Abgrenzung. Ohne Liste des Ausgeschlossenen wächst der Umfang in jeder Besprechung.
• Daten unbekannt. Wie viele Schreibweisen desselben Lieferanten in den Stammdaten stehen, erfährt man sonst erst in der Umsetzung.

Wie wir Beschreibungen erarbeiten

Wir schreiben die Beschreibung gemeinsam mit der kaufmännischen Leitung und den Menschen, die den Ablauf heute erledigen. Grundlage sind echte Belege und Kontoauszüge, nicht Annahmen darüber. Prüfkriterien und Abgrenzung stehen vor dem Start im Angebot, zusammen mit Vertragsform und Preismodell. Dauert das Aufschreiben länger als erwartet, ist das meist ein Zeichen, dass der Ablauf im Unternehmen noch nicht einheitlich ist – eine Erkenntnis, die vor der Automatisierung günstiger zu haben ist als danach. Was sich während der Arbeit als neuer Bedarf zeigt, nimmt unsere Projektleitung als Änderung auf. Wie ein solches Vorhaben weitergeht, beschreibt die Leistung Prozessautomatisierung; was bei der Übergabe gilt, der Artikel Abnahme.