Prozessautomatisierung in München: jede Zahlung findet ihre Rechnung

• Wenn Konzernkunden in München gesammelt überweisen

  Prozessautomatisierung wird für kaufmännische Leitungen in München meist an einem Kontoauszug konkret: Ein Großkunde überweist eine Summe für viele Rechnungen, und die Aufstellung dazu liegt irgendwo im Postfach. Im Großraum liefern zahlreiche Mittelständler an Automobil-, Luftfahrt- und Elektronikkonzerne, und ihre offenen Posten wachsen oft nicht aus Zahlungsverzug. Sie wachsen aus Zahlungen, die niemand zuordnen kann. Jeder dieser Kunden schickt sein Zahlungsavis anders, als PDF, als Tabelle oder als Text in der Mail, und kürzt Skonto oder strittige Positionen gleich mit. Die Folge sieht man beim Monatsabschluss: Mahnungen gehen an Kunden, die längst bezahlt haben, und die Liquidität steht auf dem Papier schlechter da als auf dem Konto.

• Was die Debitorenbuchhaltung nach der Prozessautomatisierung vor sich hat

  Zahlungseingänge werden jeden Tag den offenen Rechnungen zugeordnet: zuerst über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, dann über das Avis des Kunden, zuletzt über Betrag, Kundennummer und Datum. Eine Sammelzahlung wird in ihre Rechnungen zerlegt, Skonto und Kürzungen erscheinen als eigene Position, statt stillschweigend ausgebucht zu werden. Übrig bleibt eine Klärungsliste mit Vorschlag und Grund, etwa: Diese Zahlung passt wahrscheinlich zu zwei Rechnungen, weil Betrag und Kunde stimmen, die Nummer aber fehlt. Mahnläufe starten erst, wenn der Abgleich des Tages durch ist. Workflow-Automatisierung heißt hier nicht, dass niemand mehr hinsieht, sondern dass nur noch unklare Fälle Aufmerksamkeit brauchen.

• Prozessautomatisierung zwischen Bank, Buchhaltung und Kundenavis

  Wir setzen an den Stellen an, die es schon gibt: Kontoumsätze über den Bankzugang oder den Export Ihrer Bank, offene Posten aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder dem ERP, Avise aus dem Postfach. Der Abgleich läuft als eigener Dienst mit Protokoll; jede Zuordnung trägt ihre Begründung, jede Regeländerung ist versioniert. Gebucht wird zunächst nichts. Der Ablauf rechnet einen abgeschlossenen Monat nach und legt seine Zuordnungen neben das, was Ihre Buchhaltung von Hand entschieden hat. Schreibrechte bekommt er erst, wenn die Abweichungen erklärt sind, und dann nur für die Fallgruppen, die Sie freigeben.

• Belegt an einem abgeschlossenen Projekt

  Aus einem Projekt, ohne Kundennamen: Von 1 725 offenen Posten blieben 802 übrig, nachdem 1 268 Zahlungen zugeordnet waren – 1 051 davon allein über die Rechnungsnummer. Ein Abgleichlauf braucht seither 0,4 Sekunden, vorher waren es 12,3. Ein guter Teil dessen, was als offen geführt wurde, war also nicht unbezahlt, sondern nur nicht zugeordnet. Genau diese Verwechslung erzeugt Rückfragen beim Kunden und Mahnungen, die niemand schreiben wollte. Sie verschwindet, sobald jede Zahlung ihre Rechnung selbst sucht und nur der Rest bei einem Menschen landet.

• Abnahmekriterien für den Debitorenabgleich

  Das Angebot legt vor Beginn fest, woran gemessen wird: welche Zahlungsarten automatisch zugeordnet werden, wie Sammelzahlungen und Skontoabzüge behandelt werden, was auf die Klärungsliste gehört und wer benachrichtigt wird. Ausgeliefert wird schrittweise, zuerst die eindeutigen Fälle, dann Sammelzahlungen und Kürzungen, und jeder Schritt wird für sich geprüft. Die Form ist ein Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme gegen diese Kriterien; der Zeitrahmen steht im Angebot. Vor dem ersten Blick in Kontoauszüge schließen beide Seiten eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, für die personenbezogenen Daten darin einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob und welche Angaben ein Sprachmodell sieht, halten wir im Angebot fest. Die Nutzungsrechte an der eigens gebauten Automatisierung wechseln mit der vollständigen Bezahlung zu Ihnen.

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