E-Rechnung: was die Pflicht im B2B für den Rechnungseingang bedeutet

Als E-Rechnung gilt im Umsatzsteuerrecht nur ein Beleg in einem strukturierten elektronischen Format, den eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Ein PDF im Anhang gehört nicht dazu. Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft müssen solche Belege heute empfangen können, beim Versand laufen Übergangsfristen. Für die Buchhaltung ändert sich damit zuerst der Rechnungseingang.

E-Rechnung oder PDF: woran man den Unterschied erkennt

Der Unterschied liegt nicht im Übertragungsweg, sondern im Inhalt. Ein PDF zeigt ein Bild: Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz stehen darauf, aber wer den Beleg verbuchen will, muss sie abtippen oder per Texterkennung herauslesen. Eine strukturierte Datei enthält dieselben Angaben als benannte Felder – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuerbeträge, Bankverbindung. Die empfangende Software liest diese Felder direkt aus, ohne zu raten, wo auf der Seite was steht.

Daraus folgt eine Abgrenzung, die im Alltag oft verwischt: Ein PDF, das per Mail eintrifft, ist digital, fällt rechtlich aber unter die sonstigen Rechnungen. Ein eingescanntes Papierdokument ebenso. Entscheidend ist allein, ob die Daten maschinenlesbar und nach einer anerkannten Struktur aufgebaut sind.

Pflicht im B2B: Empfang und Versand getrennt betrachten

Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln im Umsatzsteuergesetz für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen neu gefasst. Dabei stehen zwei Pflichten nebeneinander, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten greifen:

• Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland Rechnungen im strukturierten Format annehmen und verarbeiten können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Als Empfangsweg genügt ein E-Mail-Postfach.
• Versand. Für eigene Rechnungen gelten Übergangsfristen: Papier und andere elektronische Formate wie PDF bleiben bis Ende 2026 zulässig, das PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Für kleinere Unternehmen verlängert sich die Frist bis Ende 2027.

Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatkunden. Für die kaufmännische Leitung ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge: Der Eingang muss bereits funktionieren, während der eigene Versand noch umgestellt werden kann.

Formate nach EN 16931

Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Angaben ein Rechnungsdatensatz enthält und wie sie benannt sind. In Deutschland verbreitet sind zwei Umsetzungen dieser Norm:

• XRechnung – eine reine XML-Datei, entstanden für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, ohne eingebaute Sichtansicht.
• ZUGFeRD – ein hybrides Format aus einem PDF für das Auge und eingebetteten XML-Daten für die Software. Ab Version 2.0.1 erfüllt es in den normkonformen Profilen die Anforderungen.

Andere Formate, etwa etablierte EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Daten normgerecht auslesen lassen. Worin sich die beiden deutschen Formate unterscheiden und welches wann passt, vergleicht der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Was sich im Rechnungseingang mit der E-Rechnung ändert

Mit der strukturierten Datei entfällt das Erfassen, nicht aber die Arbeit danach. Lieferanten stellen nicht gleichzeitig um, deshalb laufen über längere Zeit XML-Dateien, PDFs und Papier nebeneinander. Drei Dinge verschieben sich:

• Lesbarkeit. Eine XML-Datei ohne Sichtansicht kann niemand in der Freigabe beurteilen. Es braucht eine Darstellung, die Positionen und Beträge für Menschen aufbereitet.
• Prüfung. Tippfehler verschwinden, fachliche Fehler bleiben: falsche Bestellnummer, abweichender Preis, doppelt berechnete Leistung. Der Aufwand wandert von der Erfassung zum Abgleich mit Bestellung und Lieferschein.
• Vollständigkeit. Treffen Belege über mehrere Postfächer, Portale und Plattformen ein, wird die Frage wichtiger, ob tatsächlich alles angekommen ist, was gestellt wurde.

Wie der ganze Durchlauf vom Posteingang bis zur Zahlung aussieht, beschreibt der Artikel zur Eingangsrechnungsverarbeitung.

Typische Fehler bei der Umstellung

• Nur den Empfangsweg einrichten. Ein Postfach für XML-Dateien erfüllt die Pflicht, spart aber nichts, wenn der Inhalt anschließend ausgedruckt und abgetippt wird.
• Beim Hybridformat das Sichtbild buchen. Bei ZUGFeRD zählt für die Verarbeitung der XML-Teil. Wer das PDF abtippt, verschenkt den Vorteil und übersieht Abweichungen zwischen beiden Teilen.
• Stammdaten nicht mitziehen. Lieferanten, Kostenstellen und Bestellnummern müssen so gepflegt sein, dass sich die Felder der Datei eindeutig zuordnen lassen. Sonst landet jeder Beleg trotz sauberer Struktur in der Klärung.
• Archivierung offen lassen. Welche Fassung aufbewahrt wird und in welchem System, klärt man vor der Umstellung mit der Steuerberatung, nicht danach.

Wie wir den Eingang umstellen

Wir beginnen beim Eingang, nicht beim Format: Über welche Wege kommen Belege, wer holt sie ab, und woran lässt sich erkennen, dass keiner fehlt? In einem Projekt haben wir 3 048 Rechnungen aus einem staatlichen E-Rechnungssystem automatisch abgeholt (Stand September 2026). Beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege fehlten 346 im manuellen Export, der bis dahin als vollständig galt. Solche Lücken werden erst sichtbar, wenn zwei Quellen gegeneinander laufen – deshalb steht dieser Abgleich bei uns vor jeder Umschaltung. Wie diese Arbeit aufgebaut ist, beschreibt die Leistung Prozessautomatisierung im Rechnungswesen.