XRechnung vs. ZUGFeRD: zwei Formate, eine Norm

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden verbreiteten Formate für elektronische Rechnungen im strukturierten Format in Deutschland, und beide bilden die europäische Norm EN 16931 ab. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Das eine Format ist eine reine XML-Datei, das andere verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Wer empfängt, muss mit beiden umgehen können.

Die gemeinsame Grundlage: EN 16931

Die Norm beschreibt ein semantisches Datenmodell: welche Angaben ein Rechnungsdatensatz enthält, wie jedes Feld heißt und welche Regeln zwischen den Feldern gelten, etwa dass die Summe der Positionen zum Nettobetrag passen muss. Für die technische Darstellung lässt sie zwei Syntaxen zu, UBL und UN/CEFACT CII. Nationale Spezifikationen dürfen das Modell präzisieren, aber nicht erweitern.

Für die Buchhaltung heißt das: Welche Angaben ankommen, ist in beiden Formaten gleich geregelt. Unterschiedlich sind Syntax, Profile und die Frage, ob es eine Sichtansicht gibt. Was rechtlich überhaupt als E-Rechnung gilt und welche Fristen laufen, erklärt der eigene Artikel dazu.

XRechnung: reine Daten ohne Sichtansicht

Das Format ist die deutsche Umsetzung der Norm und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards gepflegt. Entstanden ist es für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen; im Geschäft zwischen Unternehmen ist es ebenso zulässig. Die Datei liegt wahlweise in UBL- oder CII-Syntax vor und enthält nur Daten.

• Keine Sichtansicht. Wer eine solche Datei öffnet, sieht XML. Für die Freigabe braucht es ein Programm, das die Felder als lesbares Dokument darstellt.
• Leitweg-ID. Bei öffentlichen Auftraggebern gehört eine Kennung des Empfängers dazu, über die der Beleg intern zugestellt wird.
• Fortgeschriebene Versionen. Die Spezifikation wird regelmäßig aktualisiert. Software auf Sende- und Empfangsseite muss mitziehen, sonst scheitert die Validierung an Details.

ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD stammt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Menschen lesen das PDF wie gewohnt, Software liest die Daten. Ab Version 2.0.1 bilden die normkonformen Profile die Anforderungen der EN 16931 ab.

Die Profile sind der Punkt, an dem in der Praxis Fehler entstehen. Sie reichen von sehr knappen Varianten, die nur Kopfdaten tragen, bis zu erweiterten Varianten mit zusätzlichen Feldern. Die knappen Profile unterhalb der Norm genügen nicht als strukturierte Rechnung im Sinne der Pflicht. Maßgeblich für die Verarbeitung ist immer der XML-Teil; das PDF ist eine Darstellung, keine zweite Quelle.

XRechnung oder ZUGFeRD: wann welches Format passt

Auf der Empfangsseite gibt es keine Wahl: Lieferanten entscheiden, was sie schicken, und beide Formate müssen verarbeitet werden. Beim eigenen Versand helfen vier Fragen:

1. Wer ist der Kunde? Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die reine XML-Variante mit Leitweg-ID.
2. Hat der Empfänger eine Verarbeitungssoftware? Bei vielen kleinen Geschäftskunden ist das Hybridformat freundlicher, weil es auch ohne Zusatzprogramm lesbar bleibt.
3. Was kann das eigene System ausgeben? Viele Buchhaltungs- und ERP-Programme erzeugen eines der Formate direkt; ein zweites nachzurüsten ist ein eigenes Vorhaben.
4. Welches Profil ist gefordert? Beim Hybridformat entscheidet das Profil, ob der Beleg als strukturierte Rechnung gilt. Das gehört vor dem Versand geprüft, nicht nach der ersten Rückweisung.

Typische Fehler im Umgang mit beiden Formaten

• Nur eine Syntax lesen. Die reine XML-Variante kommt in UBL oder CII. Ein Import, der nur eine davon kennt, weist die andere ab oder liest sie falsch.
• Ohne Validierung weiterverarbeiten. Eine Datei kann formal lesbar und trotzdem fehlerhaft sein. Ein Prüflauf gegen Schema und Geschäftsregeln der Norm gehört an den Anfang, bevor Daten in die Buchhaltung gehen.
• Das Sichtbild für die Wahrheit halten. Weichen PDF und eingebettete Daten voneinander ab, führt ein Blick auf das PDF in die falsche Richtung.
• Formate mit Prozessen verwechseln. Ein korrektes Format sagt nichts darüber, ob Bestellung, Preis und Menge stimmen. Die sachliche Prüfung bleibt Aufgabe der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Wie wir mit beiden Formaten arbeiten

Wir behandeln das Format als Eingangstor, nicht als Ziel: Egal ob reine XML-Datei oder Hybrid, am Ende steht ein geprüfter Datensatz mit denselben Feldern, der auf die Stammdaten des Unternehmens abgebildet wird. Wichtiger als die Frage nach dem Format ist, ob alle Belege überhaupt ankommen. In einem Projekt holten wir 3 048 Rechnungen aus einem staatlichen E-Rechnungssystem (Stand September 2026); als die nachgeholten 2 408 Belege das erste Mal gegen den bisherigen Bestand liefen, fehlten 346 davon im manuellen Export. Eine valide Datei beweist eben nur sich selbst. Wie wir solche Abläufe bauen, steht auf der Seite Prozessautomatisierung im Rechnungswesen.