Stammdatenmanagement: eine gültige Fassung pro Geschäftspartner

Stammdatenmanagement umfasst alle Regeln und Aufgaben, mit denen ein Unternehmen seine Grunddaten zu Kunden, Lieferanten, Artikeln und Konten vollständig, eindeutig und aktuell hält. Diese Daten ändern sich selten, werden aber in fast jedem Vorgang verwendet. Ein Fehler darin wiederholt sich deshalb in jeder Rechnung, Bestellung und Zahlung.

Stammdatenmanagement: was dazugehört

Stammdaten sind das Gegenstück zu Bewegungsdaten. Eine Rechnung ist ein Vorgang; der Lieferant mit Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und üblicher Kontierung ist ein Datensatz, auf den sich viele Vorgänge beziehen. Typische Gruppen im kaufmännischen Bereich:

• Kunden: Firmierung, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Umsatzsteuer-ID.
• Lieferanten: Firmierung, Bankverbindung, Steuerangaben, Standardkonto und Kostenstelle.
• Artikel und Leistungen: Bezeichnung, Einheit, Preis, Steuersatz, Warengruppe.
• Konten und Kostenstellen: der Rahmen, in den alles gebucht wird.

Verantwortlich für diese Daten ist selten eine einzelne Person. Der Vertrieb legt Kunden an, der Einkauf Lieferanten, die Buchhaltung ergänzt Konten und Steuerangaben. Jede Abteilung pflegt, was sie gerade braucht, und niemand sieht den ganzen Datensatz. Genau hier setzt Stammdatenmanagement an: Es legt fest, wer welche Angaben erfasst, wer sie prüft und welches System die gültige Fassung hält.

Warum Automatisierung an Stammdaten scheitert

Ein Mensch erkennt, dass eine Firma mit und ohne Rechtsformzusatz, mit «ü» oder «ue» geschrieben, dieselbe ist. Ein Programm legt sie drei verschiedenen Datensätzen zu – oder keinem. Jede automatische Zuordnung, sei es eine Eingangsrechnung zum Lieferanten oder eine Zahlung zum offenen Posten, ist nur so gut wie der Datensatz, gegen den geprüft wird. Viele Automatisierungen scheitern deshalb nicht an der Technik, sondern an Daten, die über Jahre von verschiedenen Menschen in verschiedenen Systemen gepflegt wurden.

Besonders heikel ist die Bankverbindung. Ändert sie sich unbemerkt oder ohne Prüfung, gehen Zahlungen an falsche Empfänger – ein bekanntes Einfallstor für Betrug mit gefälschten Rechnungen und geänderten Kontodaten.

Dubletten und Schreibweisen

Dubletten entstehen, wenn derselbe Geschäftspartner mehrfach angelegt wird: bei einer neuen Anschrift, von einer anderen Abteilung, beim Import aus einem zweiten System. Dazu kommen Schreibweisen mit Abkürzungen, Umlauten, Rechtsformzusätzen und Tippfehlern. In einem Projekt ließen sich 138 Schreibweisen auf 75 Lieferanten zurückführen.

Bereinigt wird in drei Schritten: Kandidaten finden, die wahrscheinlich denselben Partner meinen; mit einem Menschen bestätigen, welche zusammengehören; einen führenden Datensatz bestimmen und die anderen darauf verweisen, statt sie zu löschen – damit alte Belege ihren Bezug behalten.

Mehr als jede einmalige Bereinigung bringt eine Prüfung beim Anlegen. Sucht das System vor dem Speichern nach ähnlichen Namen, gleicher IBAN oder gleicher Umsatzsteuer-ID, entsteht ein Großteil der Dubletten gar nicht erst, und die Buchhaltung muss sie später nicht mühsam zusammenführen.

Stammdatenmanagement im Alltag: Rollen und Regeln

• Eine Stelle legt an. Neue Kunden und Lieferanten entstehen an einem definierten Ort, nicht in jedem System nebenbei.
• Pflichtfelder und Prüfungen. Umsatzsteuer-ID, IBAN und Anschrift werden beim Anlegen auf Form und Plausibilität geprüft.
• Änderungen mit zweitem Blick. Vor allem bei Bankverbindungen: Ändern darf nur, wer dazu berechtigt ist, und eine zweite Person bestätigt.
• Ein führendes System. Laufen CRM, ERP und Buchhaltung nebeneinander, ist festgelegt, welches System für welche Felder gilt.
• Regelmäßige Durchsicht. Inaktive Partner werden gekennzeichnet, mögliche Dubletten in festen Abständen geprüft.

Typische Fehler

• Bereinigung als Einmalaktion. Ohne Regeln für das Anlegen ist der Bestand nach kurzer Zeit wieder uneinheitlich.
• Löschen statt Zusammenführen. Alte Rechnungen verlieren ihren Geschäftspartner.
• Jedes System pflegt selbst. CRM und Buchhaltung kennen dieselbe Firma unter verschiedenen Nummern.
• Automatisierung zuerst. Wer die Zuordnung automatisiert, bevor die Daten geordnet sind, automatisiert die Klärungsfälle gleich mit.
• Keine Historie. Wurde eine Bankverbindung geändert, ist später nicht mehr erkennbar, wann und von wem – gerade bei Verdacht auf Betrug ein ernstes Problem.

Woran man misst, ob der Bestand gut genug ist, beschreibt der Artikel zur Datenqualität.

Wie wir Stammdaten vor der Automatisierung ordnen

Bevor wir einen Ablauf automatisieren, sehen wir uns die Daten an, gegen die er arbeiten wird: Wie viele Dubletten gibt es, welches System führt, wer darf Bankverbindungen ändern? Zusammenführungen schlagen wir vor, bestätigt werden sie von der Buchhaltung. Neue Regeln für das Anlegen setzen wir dort um, wo Datensätze entstehen, damit der bereinigte Stand hält. Wie diese Vorarbeit in ein Vorhaben eingebettet ist, beschreibt die Leistung Softwareentwicklung; wie saubere Daten die Zuordnung von Zahlungen verbessern, der Artikel zum Zahlungsabgleich.