Softwareentwicklung in Köln: ein Kundenstamm für Vertrieb und Buchhaltung
Köln: derselbe Kunde in drei Programmen
Softwareentwicklung in Köln trifft in Handel, Medien und Agenturen auf ein wiederkehrendes Bild: Derselbe Kunde steht im Shop, im CRM und in der Buchhaltung, jedes Mal etwas anders geschrieben. Der Vertrieb pflegt seine Liste, die Buchhaltung ihre, und wer wissen will, was ein Kunde bestellt und bezahlt hat, fragt beide. Im Rheinland verstärkt die Struktur der Betriebe das Problem. Lebensmittelhersteller und Händler arbeiten mit vielen Standorten, Kassen und Lieferanten; Produktionsfirmen und Agenturen rechnen Projekt für Projekt mit wechselnden Ansprechpartnern ab. Kommt dann ein neues CRM, steht jede Einführung vor derselben Frage: Wie kommen die alten Aufträge hinein, ohne dass Kunden doppelt angelegt werden?
Softwareentwicklung beginnt mit der Datenübernahme
Wir behandeln die Übernahme nicht als Nebensache der Einführung, sondern als abgegrenztes Stück Arbeit. Zuerst wird festgelegt, woran zwei Einträge als dieselbe Firma gelten: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Anschrift, Domain der E-Mail-Adresse, Schreibweise des Namens. Dann wird der Altbestand bereinigt, zusammengeführt und mit seiner Historie übernommen – Bestellungen, Rechnungen, Ansprechpartner. Bei einer einmaligen Kopie bleibt es nicht. Neue Aufträge fließen laufend zwischen Shop, CRM und ERP, und dieselben Regeln verhindern, dass eine Firma beim nächsten Import wieder zweimal auftaucht.
Eine Kundenakte, auf die beide Abteilungen schauen
Aus dem bereinigten Bestand entsteht eine Akte für Vertrieb und Buchhaltung zugleich. Der Vertrieb sieht offene Rechnungen und das Zahlungsverhalten, bevor er ein neues Angebot schreibt; die Buchhaltung sieht vereinbarte Konditionen, bevor sie eine Gutschrift bucht. Gebaut wird mit TypeScript, Node.js und PostgreSQL, die Oberfläche läuft im Browser und entsteht mit React oder Vue, angebunden wird über REST-Schnittstellen und Webhooks Ihrer Programme. Für Kölner Agenturen und Produktionsfirmen aus dem Medienumfeld heißt das: Projekt, Kunde und Rechnung hängen an derselben Akte, und wer ein Budget prüft, sieht offene und bezahlte Beträge nebeneinander, statt sie aus zwei Programmen zusammenzusuchen.
Fünf Jahre Bestellungen und keine Dublette
Aus einem abgeschlossenen Vorhaben: Bei der Übernahme von 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM entstand keine einzige Dublette. Keine Dublette heißt praktisch: Jeder Kunde erscheint mit seiner Historie genau einmal, und jede Auswertung nach Kunde, Gebiet oder Zeitraum rechnet mit demselben Bestand. Die Regeln, nach denen zusammengeführt wurde, sind dokumentiert und laufen bei jedem weiteren Import mit, statt im Kopf der Person zu bleiben, die die Übernahme betreut hat.
Wann die Softwareentwicklung als abgenommen gilt
Was abgenommen wird, steht vor dem Start im Angebot: etwa dass Kunden und Bestellungen des Altbestands vollständig übernommen sind, dass keine Dubletten entstehen und dass Stichproben aus dem alten System im neuen dieselben Summen zeigen. Vertragsform ist der Werkvertrag mit Festpreis; geliefert wird in Etappen, jede wird für sich geprüft, bevor das alte System abgeschaltet wird. Kundendaten sind personenbezogen. Vor der ersten Datei gilt deshalb eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, für die Übernahme ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Ist die Schlussrechnung vollständig bezahlt, stehen Ihnen die Nutzungsrechte an der eigens entwickelten Übernahme und Kundenakte zu.
Köln, Nordrhein-Westfalen
- Versicherungsstandort: Gothaer, AXA Deutschland, DEVK und weitere Versicherer haben ihre Zentralen in Köln.
- Medienstadt: WDR, RTL Deutschland und viele Produktionsfirmen – dazu Games-Unternehmen und Agenturen.
- Ford-Werke in Köln-Niehl als großer Industriebetrieb mit Zulieferern in der Region.
- Koelnmesse mit Messen wie gamescom, dmexco und Anuga – jährlich Treffpunkt für Digital-, Handels- und Lebensmittelbranche.
- Universität zu Köln und Technische Hochschule Köln, dazu die Universität Bonn und die RWTH Aachen im Umkreis einer Stunde.
- Chemieregion Rheinland: Bayer in Leverkusen und der Chemiepark Knapsack in Hürth direkt vor der Stadt.
- Deutsche Telekom in Bonn und Rechenzentren in der Region – Telekommunikation und IT-Infrastruktur als eigener Arbeitsmarkt.
- Lebensmittelindustrie und Handel im Rheinland: Produktions- und Logistikbetriebe mit vielen Standorten, Kassen und Lieferanten.
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Was kaufmännische Leitungen vorab klären wollen
Ist für die Datenübernahme ein Termin in Köln nötig?
Nötig nicht, aber oft hilfreich: Ein Termin vor Ort in Köln mit Vertrieb und Buchhaltung klärt schnell, welche Liste bisher als maßgeblich gilt. Die Übernahme selbst läuft auf unseren Systemen, Abstimmungen danach per Video.
Welches CRM setzen Sie voraus?
Kein bestimmtes. Übernommen wird in das System, das Sie nutzen oder gerade einführen, sofern es Daten über eine Schnittstelle oder einen Import annimmt. Ist die Wahl noch offen, klären wir die Anforderungen vorab als Beratung im Dienstvertrag.
Was kostet Softwareentwicklung in Köln?
Das hängt an der Zahl der Quellsysteme, am Zustand des Altbestands und daran, wie viel Historie mitgehen soll. Nach dem Gespräch steht im Angebot ein Festpreis je Etappe, zusammen mit den Kriterien, an denen die Übernahme abgenommen wird.
Vorhaben in Köln durchsprechen
Die Arbeit findet bei uns statt – eigene Räume, eigene Systeme, Verständigung auf Deutsch. Eine Niederlassung in Köln haben wir nicht; ein Treffen dort lässt sich auf Wunsch einrichten.