Festpreis oder Tagessatz?

Beim Festpreis wird ein beschriebenes Ergebnis zu einem vorher vereinbarten Betrag bezahlt, beim Tagessatz die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Das erste Modell gehört meist zum Werkvertrag, das zweite zum Dienstvertrag. Welches passt, hängt weniger vom Budget ab als davon, wie genau sich das Ziel vorab beschreiben lässt.

Festpreis und Tagessatz: was jeweils bezahlt wird

Ein pauschal vereinbarter Preis deckt einen festgelegten Umfang. Was dazugehört, steht in der Leistungsbeschreibung, und was darin nicht steht, ist nicht enthalten. Bezahlt wird mit der Abnahme oder in Abschlägen für abgenommene Teile.

Beim Tagessatz rechnet der Auftragnehmer die aufgewendeten Tage oder Stunden ab. Der Umfang darf sich während der Arbeit bewegen, weil nicht ein Ergebnis bepreist ist, sondern die Zeit. Als Nachweis dienen Tätigkeitsberichte, als Steuerung ein vereinbarter Rahmen.

Wer welches Risiko trägt

• Aufwand. Dauert die Arbeit länger als geschätzt, trägt beim pauschalen Preis der Auftragnehmer den Mehraufwand, beim Tagessatz der Auftraggeber.
• Umfang. Beim Pauschalpreis trägt der Auftraggeber das Risiko, dass er etwas vergessen hat zu beschreiben. Beim Tagessatz fällt eine Lücke weniger ins Gewicht, weil nachgesteuert werden kann.
• Kalkulation. Ein Anbieter, der pauschal anbietet, rechnet Unsicherheit ein. Ist das Ziel unklar, zahlt der Auftraggeber diesen Aufschlag, ohne dafür mehr Sicherheit zu bekommen.

Keines der Modelle ist an sich günstiger. Es verteilt nur das Risiko anders, und diese Verteilung sollte zur Aufgabe passen.

Ein Beispiel aus der Buchhaltung: Die Anbindung eines Postfachs, aus dem Eingangsrechnungen ausgelesen werden, lässt sich gut pauschal anbieten, wenn Lieferanten, Belegarten und Zielsystem bekannt sind. Soll dieselbe Anbindung aber auch Belege verarbeiten, deren Aufbau noch niemand gesehen hat, steckt im Preis ein Rätsel. Ehrlicher ist es dann, zuerst eine Stichprobe echter Belege nach Aufwand zu sichten und danach den bekannten Umfang zu bepreisen.

Änderungen während der Arbeit

In kaufmännischen Vorhaben tauchen während der Umsetzung fast immer Fälle auf, die niemand beschrieben hat: Teilzahlungen, Gutschriften, ein Lieferant mit abweichendem Rechnungsformat. Bei pauschalem Preis werden solche Punkte als Änderung erfasst, bewertet und vor der Umsetzung freigegeben – mit eigenem Preis oder im Tausch gegen etwas, das entfällt. Beim Tagessatz fließen sie direkt in die Arbeit ein; dafür wächst die Summe.

Beides funktioniert, wenn der Weg vorher vereinbart ist. Streit entsteht dort, wo eine Änderung stillschweigend umgesetzt und erst mit der Rechnung sichtbar wird. Hilfreich ist eine kurze Liste, die jede Änderung mit Anlass, Auswirkung auf Umfang und Preis sowie der Freigabe festhält.

Wann ein Festpreis passt und wann nicht

Ein pauschaler Preis passt, wenn sich das Ergebnis an echten Daten prüfen lässt: Eingangsrechnungen erscheinen als Buchungsvorschlag, Zahlungen eines Monats werden offenen Posten zugeordnet, Aufträge laufen ohne Abtippen ins ERP. Ein Festpreis trägt auch dann, wenn ein Vorhaben groß ist, solange es sich in prüfbare Etappen zerlegen lässt.

Der Tagessatz passt, wo das Ziel erst gefunden werden muss: Bestandsaufnahme der Abläufe, Prototyp zur Klärung einer Machbarkeit, laufende Weiterentwicklung ohne festen Endzustand. Häufig ist die Kombination am ehrlichsten – die Analyse nach Aufwand mit Kostengrenze, die daraus beschriebene Umsetzung als Werk.

Wer unsicher ist, kann sich eine einfache Frage stellen: Ließe sich heute schon ein Protokoll schreiben, mit dem das Ergebnis am Ende geprüft wird? Wenn ja, spricht vieles für den festen Preis. Wenn nicht, fehlt noch Wissen, und dieses Wissen sollte zuerst erarbeitet werden.

Typische Fehler bei der Wahl

• Pauschal auf unklarem Ziel. Der Preis wirkt sicher, die Lücken der Beschreibung werden später als Änderungen nachgeholt.
• Tagessatz ohne Rahmen. Ohne Kostengrenze und ohne Zwischenstände weiß niemand, wann das Budget erreicht ist.
• Modell und Vertrag passen nicht. Ein fester Preis mit täglich neuen Aufgaben ist weder das eine noch das andere.
• Kostengrenze mit Pauschale verwechselt. Eine Obergrenze beim Tagessatz begrenzt die Rechnung, nicht den Umfang: Ist sie erreicht, ist das Ergebnis nicht automatisch fertig.

Wie wir das Preismodell wählen

Wir schlagen einen Festpreis mit Abnahme vor, wenn sich Ergebnis und Prüfweg vor dem Start beschreiben lassen, und einen Tagessatz mit vereinbartem Rahmen, wenn das Ziel erst entstehen muss. Welche Form gilt und welcher Zeitrahmen, steht im Angebot, ebenso wie der Weg für Änderungen über unsere Projektleitung. Die rechtliche Grundlage beider Modelle erklären die Artikel Werkvertrag und Dienstvertrag; wie ein Vorhaben mit prüfbarem Ergebnis aussieht, zeigt die Leistung Softwareentwicklung.