KI-Automatisierung im Rechnungswesen: Belege und Zahlungen zur Freigabe vorbereitet
KI-Automatisierung bedeutet in der kaufmännischen Abteilung: Ein Sprachmodell liest Eingangsrechnungen, schlägt die Kontierung vor, ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu und sortiert Anfragen im Postfach. KI-Buchhaltung heißt bei uns Vorbereitung, nicht Buchung – freigegeben wird von Ihren Leuten oder Ihrer Steuerberatung. Der Vertrag folgt deutschem Recht, die Verarbeitung der DSGVO.
Die Ausgangslage kennt fast jede kaufmännische Leitung: Rechnungen kommen als PDF, als E-Rechnung und im Anhang einer Mail, Zahlungseingänge tragen mal die Rechnungsnummer und mal nur den Firmennamen, Rückfragen landen in einem gemeinsamen Postfach. Was es nicht übernimmt: die Buchung selbst, die steuerliche Beurteilung eines Vorgangs und jede Zahlung, die das Konto verlässt.
Für wen
- Die Eingangsrechnungen eines Monats liest, kontiert und verteilt eine einzige Person – fällt sie aus, stapelt sich der Rechnungseingang.
- Zahlungseingänge ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden von Hand gesucht, und die Liste offener Posten hat nie den Stand, den der Vertrieb für eine Mahnung braucht.
- Im gemeinsamen Postfach der Buchhaltung mischen sich Rechnungen, Mahnungen, Rückfragen von Kunden und Werbung; sortiert wird von dem, der gerade Zeit hat.
- Wie ein Sonderfall behandelt wird, steht in Chatnachrichten und im Kopf einer erfahrenen Kollegin statt in einer Regel, die jeder nachlesen kann.
Was Sie bekommen
Eingangsrechnungen lesen und Kontierung vorbereiten
Das Modell erfasst Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen und schlägt Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel auf Grundlage Ihrer bisherigen Buchungen vor. Strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD werden direkt ausgewertet; gelesen werden muss nur, was als PDF oder Mailtext eintrifft. Jeder Vorschlag geht mit Verweis auf den Beleg in die Freigabe.
Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen
Der Abgleich selbst folgt festen Regeln: Rechnungsnummer, Betrag, Zahler. Das Sprachmodell hilft dort, wo der Verwendungszweck frei formuliert ist oder ein Zahlungsavis mehrere Rechnungen bündelt. Aus einem Projekt: 1 268 Zahlungen zugeordnet, davon 1 051 über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, der Abgleich dauert 0,4 s statt 12,3 s.
KI-Automatisierung im Postfach der Buchhaltung
Eingehende Mails werden nach Art sortiert – Rechnung, Mahnung, Rückfrage zu einer Zahlung, Stammdatenänderung, Sonstiges. Anhänge wandern in den Rechnungseingang, Rückfragen erhalten einen Antwortentwurf mit dem passenden offenen Posten daneben. Abgeschickt wird der Entwurf von einem Menschen.
Regeln aus dem Chatverlauf in eine Wissensbasis
Wie mit Skonto, Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen umgegangen wird, steht oft nur in Nachrichten. Diese Regeln ziehen wir heraus, lassen sie von Ihnen bestätigen und legen sie als Wissensbasis ab, auf die das Modell zugreift, statt zu raten. In einem Projekt wurden 50 Regeln aus dem Chatverlauf an einem Tag in eine produktive Wissensbasis überführt.
Wie ein kaufmännischer Ablauf automatisiert wird
Ein Vorgang, der Handarbeit bindet
Wir beginnen mit dem Ablauf, der am meisten Lesen und Suchen kostet – meist Rechnungseingang oder Zahlungszuordnung. Nach unterschriebener Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns eine Auswahl echter Vorgänge an und prüfen, welcher Anteil sich sicher vorbereiten ließe. Ist er zu klein, raten wir von dem Vorhaben ab.
Abnahmekriterien vor dem Start
Im Angebot steht, welche Belegarten und Postfächer erfasst werden, welche Felder das Modell vorschlägt, welche Abweichung als Fehler zählt und an welcher Stelle ein Mensch freigibt. Gemessen wird später an Ihren eigenen Vorgängen, nicht an einer Quote aus einem Prospekt.
Mitlauf der KI-Automatisierung vor der Umstellung
Eine Zeit lang bereitet das System vor, während Ihre Buchhaltung wie gewohnt arbeitet. Vorschlag und tatsächliche Buchung werden verglichen, jede Abweichung wird geklärt, und wiederkehrende Fälle werden zur Regel in der Wissensbasis. Umgestellt wird, wenn die Kriterien aus dem Angebot erreicht sind.
Abnahme und Übergabe an die Buchhaltung
Geprüft wird gegen die Kriterien, auf die wir uns vorher geeinigt haben. Danach erhält Ihre Buchhaltung eine Freigabeansicht, eine Beschreibung der Regeln und die Protokolle; die Steuerberatung sieht, woher jeder Vorschlag stammt.
Abnahme statt Versprechen: Vertragsform und Preismodell
Die Einführung liefern wir als Werkvertrag zum Festpreis: Umfang, Abnahmekriterien und Zeitrahmen stehen vor dem Start im Angebot, geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird für sich geprüft. Der Maßstab der Prüfung ist damit bekannt, bevor gearbeitet wird. Kommen später weitere Belegarten, Postfächer oder Gesellschaften dazu, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Kriterien. Soll zuerst nur geklärt werden, welche Abläufe sich eignen, ist das Beratung im Dienstvertrag.
Bevor Sie uns Belege zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Für Belege mit personenbezogenen Angaben unterzeichnen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; technische Maßnahmen und Unterauftragnehmer einschließlich der Modellanbieter halten wir im Angebot fest. Betrieben werden die Anwendungen auf unseren Servern bei Hetzner mit Standorten in Deutschland und der EU. Die Nutzungsrechte am Code, der eigens für Ihre Buchhaltung entsteht, gehen mit der vollständigen Bezahlung an Sie; die Arbeit auf unserer Seite steuert unsere Projektleitung.
Begriffe zum Thema
Dunkelverarbeitung: Belege ohne manuellen Eingriff
Ein Beleg läuft vom Eingang bis zur Zahlungsvormerkung durch, ohne dass ihn jemand öffnet. Das gelingt nur mit sauberen Daten, klaren Regeln und einem Ausnahmekorb, der ernst genommen wird.
E-Rechnung: was die Pflicht im B2B für den Rechnungseingang bedeutet
Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Was dazu zählt, welche Fristen für den Versand laufen und wo sich die Arbeit im Eingang verschiebt.
Eingangsrechnungsverarbeitung: vom Posteingang bis zur Zahlung
Fünf Stationen durchläuft jede Lieferantenrechnung. Die meiste Zeit geht nicht beim Buchen verloren, sondern bei Suche, Rückfrage und Freigabe dazwischen.
Zahlungsabgleich: Kontoumsätze und offene Posten zusammenführen
Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto gehört zu einem offenen Posten. Über welche Merkmale die Zuordnung gelingt, woran sie scheitert und in welcher Reihenfolge man sie automatisiert.
Was kaufmännische Leitungen vorab klären wollen
Was kostet KI-Automatisierung?
Der Preis hängt an der Zahl der Belegarten und Postfächer, am Zustand Ihrer Stammdaten und an den Systemen, mit denen gearbeitet wird – Buchhaltungssoftware, ERP und Bank. Nach einem Blick auf echte Vorgänge erhalten Sie ein Festpreisangebot je Etappe mit Abnahmekriterien.
Kann KI die Buchhaltung übernehmen?
Nein, und das ist Absicht. Das Modell bereitet vor: Es liest, kontiert vor, ordnet zu und entwirft Antworten. Die Buchung, die Freigabe von Zahlungen und die Verantwortung für den Abschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.
Was sieht das Sprachmodell von unseren Daten?
Nur das, was der jeweilige Schritt braucht: beim Rechnungseingang den Beleg, bei der Zuordnung Verwendungszweck, Betrag und Zahler. Welche Felder das sind und welcher Anbieter verarbeitet, steht im Angebot, bevor der erste Beleg durch das System geht.
Funktioniert das auch mit E-Rechnungen?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden ausgewertet, ohne dass ein Modell sie lesen muss; das Modell arbeitet bei PDF-Anhängen und frei formulierten Mails.
Welcher Ablauf soll künftig ohne Nacharbeit laufen?
Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in drei bis fünf Sätzen. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag und sagen im Gespräch, was möglich ist.