[{"data":1,"prerenderedAt":599},["ShallowReactive",2],{"content:lexikon:rpa":3,"content:services":38,"content:lexikon":215},{"slug":4,"title":5,"metaTitle":6,"metaDescription":7,"excerpt":8,"toc":9,"body":28,"updated":29,"related":30},"rpa","Was ist RPA (Robotic Process Automation)?","RPA: Robotic Process Automation erklärt – Lexikon","RPA erklärt: wie Software-Roboter Oberflächen bedienen, wann eine Schnittstelle die bessere Wahl ist und wo sich das in Buchhaltung und Vertrieb in DACH lohnt.","Software-Roboter bedienen Programme wie ein Mensch – schnell eingerichtet, anfällig im Betrieb. Wann das die richtige Brücke ist und wann eine Schnittstelle den Ablauf dauerhaft trägt.",[10,13,16,19,22,25],{"id":11,"text":12},"funktionsweise","RPA: wie ein Software-Roboter arbeitet",{"id":14,"text":15},"schnittstelle","Oberfläche oder Schnittstelle",{"id":17,"text":18},"einsatz","Wo RPA in Buchhaltung und Vertrieb passt",{"id":20,"text":21},"grenzen","Grenzen und Betriebsaufwand",{"id":23,"text":24},"fehler","Typische Fehler",{"id":26,"text":27},"arbeitsweise","Wie wir zwischen Oberfläche und Schnittstelle entscheiden","\u003Cp>RPA steht für Robotic Process Automation: Software, die Bildschirmarbeit so erledigt, wie ein Mensch es tun würde – klicken, kopieren, Felder ausfüllen, zwischen Programmen wechseln. Die Roboter greifen dabei nicht in die Programme ein, sondern bedienen deren Oberfläche. Das macht den Einstieg schnell und den Betrieb anfälliger als bei einer Schnittstelle.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"funktionsweise\">RPA: wie ein Software-Roboter arbeitet\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Ein Software-Roboter folgt einem aufgezeichneten oder programmierten Ablauf. Typisch: Er öffnet ein Postfach, speichert Anhänge, meldet sich im Portal eines Lieferanten an, lädt Belege herunter und trägt einzelne Werte in ein anderes Programm ein. Er arbeitet mit denselben Zugängen und Bildschirmen wie ein Mensch, nur ohne Pause und ohne Tippfehler.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Anders als ein Mensch versteht er aber nicht, was er tut. Verschiebt sich ein Feld, ändert sich eine Beschriftung oder erscheint ein unerwartetes Hinweisfenster, bricht der Ablauf ab oder trägt – schlimmer – Werte an falscher Stelle ein. Mit Sprachmodellen verschwimmt diese Grenze teilweise: Neuere Werkzeuge können Oberflächen besser deuten, bleiben aber an die Oberfläche gebunden und damit an jede ihrer Änderungen.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"schnittstelle\">Oberfläche oder Schnittstelle\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Die Alternative zur Bedienung der Oberfläche ist die direkte Anbindung über eine Schnittstelle: Programme tauschen Daten in einem festgelegten Format aus, ohne dass ein Bildschirm beteiligt ist. Das ist stabiler, schneller und leichter zu überwachen, setzt aber voraus, dass die beteiligten Systeme eine solche Anbindung anbieten.\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Schnittstelle\u003C\u002Fstrong>, wenn die Systeme sie anbieten und der Ablauf dauerhaft laufen soll.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Bedienung der Oberfläche\u003C\u002Fstrong>, wenn ein Altsystem keine Anbindung hat, ein Portal nur per Browser erreichbar ist oder eine Übergangslösung gebraucht wird, bis ein System abgelöst ist.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Kombination\u003C\u002Fstrong>, wenn der Großteil über Schnittstellen läuft und nur einzelne Schritte an einer Oberfläche hängen.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Müssen Dokumente dabei gelesen und eingeordnet werden, kommt ein Sprachmodell ins Spiel; wie das im Rechnungswesen aussieht, beschreibt die Leistung \u003Ca href=\"\u002Fleistungen\u002Fki-automatisierung\">KI-Automatisierung\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"einsatz\">Wo RPA in Buchhaltung und Vertrieb passt\u003C\u002Fh2>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Belege aus Portalen holen.\u003C\u002Fstrong> Lieferanten, Versorger und Plattformen stellen Rechnungen oft nur im eigenen Kundenportal bereit.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Kontoauszüge abrufen.\u003C\u002Fstrong> Wo kein elektronischer Abruf eingerichtet ist, übernimmt der Roboter den Download.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Daten in ein Altsystem übertragen.\u003C\u002Fstrong> Ein älteres Warenwirtschaftsprogramm ohne Anbindung erhält Aufträge aus dem Shop.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Angaben abgleichen.\u003C\u002Fstrong> Daten aus einem Register oder Portal werden mit dem eigenen Bestand an Geschäftspartnern verglichen.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Berichte zusammenstellen.\u003C\u002Fstrong> Zahlen aus mehreren Programmen landen in einer Übersicht für die kaufmännische Leitung.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Gemeinsam ist diesen Fällen: klare Regeln, wiederkehrende Abläufe und keine Möglichkeit, das Zielsystem direkt anzusprechen. Weniger geeignet sind Aufgaben mit vielen Ausnahmen oder mit Entscheidungen, die fachliches Urteil verlangen.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"grenzen\">Grenzen und Betriebsaufwand\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Der Einstieg wirkt günstig, weil kein System umgebaut wird. Die Kosten entstehen im Betrieb: Jedes Update einer bedienten Oberfläche kann einen Ablauf brechen, und jemand muss merken, dass er gebrochen ist. Dazu kommen die Zugänge, die ein Roboter benötigt, und die Frage, wer dessen Handlungen verantwortet. Ohne Überwachung, Protokoll und klare Zuständigkeit wird ein Software-Roboter zu einer Fehlerquelle, die niemand bemerkt.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Mit der E-Rechnung verlieren manche typischen Einsätze an Bedeutung. Wo Belege strukturiert als Datei ankommen, muss niemand mehr ein Portal bedienen, um Werte abzulesen; Näheres im Artikel zur \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fe-rechnung\">E-Rechnung\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"fehler\">Typische Fehler\u003C\u002Fh2>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Brücke wird Dauerlösung.\u003C\u002Fstrong> Was als Übergang gedacht war, wird zum Pflegefall, weil niemand die Anbindung nachholt.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Ausnahmen nicht eingeplant.\u003C\u002Fstrong> Der Roboter kennt nur den geplanten Weg; jede Abweichung braucht eine definierte Übergabe an einen Menschen.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Keine Überwachung.\u003C\u002Fstrong> Ein abgebrochener Lauf fällt erst auf, wenn eine Rechnung fehlt oder eine Zahlung zu spät geht.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Persönliche Zugänge.\u003C\u002Fstrong> Läuft der Roboter unter dem Konto einer Mitarbeiterin, endet der Ablauf mit ihrem Ausscheiden, und im Protokoll ist nicht zu unterscheiden, wer tatsächlich gehandelt hat.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Ch2 id=\"arbeitsweise\">Wie wir zwischen Oberfläche und Schnittstelle entscheiden\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Wir prüfen zuerst, ob die beteiligten Systeme eine Anbindung anbieten; wenn ja, nutzen wir sie. Die Bedienung einer Oberfläche setzen wir dort ein, wo es keinen anderen Weg gibt, und behandeln sie ausdrücklich als Übergang: mit eigenem Zugang, Überwachung, Protokoll und einer Klärungsliste für alles, was vom geplanten Weg abweicht. Wie ein solcher Ablauf als Leistung beschrieben und abgenommen wird, zeigt die Seite \u003Ca href=\"\u002Fleistungen\u002Fprozessautomatisierung\">Prozessautomatisierung\u003C\u002Fa>; wie Daten dafür vorbereitet werden, der Artikel \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fstammdatenmanagement\">Stammdatenmanagement\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>","2026-09-14",{"services":31,"lexikon":34},[32,33],"prozessautomatisierung","ki-automatisierung",[35,36,37],"stammdatenmanagement","e-rechnung","dunkelverarbeitung",[39,101,156],{"slug":32,"title":40,"teaser":41,"metaTitle":42,"metaDescription":43,"h1":44,"intro":45,"forWhom":46,"includes":52,"howItWorks":68,"model":81,"faq":84,"related":97},"Prozessautomatisierung","Rechnungseingang, Freigabe, Zahlungsabgleich und offene Posten laufen durch, ohne dass jemand Belegnummern von einem Programm ins andere trägt.","Prozessautomatisierung: Workflows von Rechnung bis Zahlung","Prozessautomatisierung für kaufmännische Abläufe in DACH: Workflow-Automatisierung von Rechnungseingang bis offene Posten, abgenommen nach festen Kriterien.","Prozessautomatisierung, bei der Rechnung und Zahlung sich selbst finden","Prozessautomatisierung im kaufmännischen Bereich bedeutet bei uns: Eine Eingangsrechnung wird gelesen, der Bestellung zugeordnet, zur Freigabe vorgelegt und später der Zahlung gegenübergestellt, ohne dass jemand Belegnummern abschreibt. Workflow-Automatisierung verbindet dafür Ihre bestehenden Programme – Buchhaltungssoftware, ERP, CRM, Bankzugang – und legt nur die Fälle vor, die eine Entscheidung brauchen.\n\nVertragspartner ist eine deutsche Gesellschaft, gearbeitet wird nach deutschem Recht und DSGVO, auf unseren Hetzner-Servern mit Standort Deutschland und EU. Die Buchungslogik legen Sie und Ihre Steuerkanzlei fest; wir bauen den Ablauf, der sie ausführt, und keine neue Buchhaltungssoftware.",[47,48,49,50,51],"Die Buchhaltung hält Kontoauszüge Zeile für Zeile gegen die Liste offener Posten, und Zahlungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck bleiben lange ungeklärt.","Eingangsrechnungen kommen per Mail, als PDF und inzwischen als E-Rechnung – Betrag, Lieferant und Kostenstelle tippt trotzdem jemand ab.","Freigaben laufen über weitergeleitete Mails; wo eine Rechnung gerade liegt, weiß nur, wer sie zuletzt bekommen hat.","Der Vertrieb schließt im CRM ab, die Buchhaltung erfährt davon, wenn der Kunde nach der Rechnung fragt.","Die Geschäftsführung fragt nach dem Stand der offenen Posten und bekommt eine Tabelle vom Vormonat.",[53,56,59,62,65],{"title":54,"text":55},"Prozessautomatisierung im Rechnungseingang","Rechnungen aus Postfach, Portal oder als XRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen, Pflichtangaben geprüft, Lieferant und Bestellung zugeordnet. Was nicht passt, steht mit Grund auf einer Klärungsliste. In einem Projekt holte der Ablauf 3 048 Rechnungen aus dem staatlichen E-Rechnungssystem (Stand 09\u002F2026), und beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege stellte sich heraus, dass 346 im manuellen Export fehlten.",{"title":57,"text":58},"Freigaben mit festem Weg","Wer für welche Kostenstelle und bis zu welchem Betrag freigibt, steht als Regel im System, Vertretung eingeschlossen. Jede Freigabe trägt Name und Zeitpunkt.",{"title":60,"text":61},"Zahlungsabgleich und offene Posten","Bankumsätze werden offenen Rechnungen zugeordnet: zuerst über die Rechnungsnummer, dann über Betrag, Kunde und Datum. Unklare Fälle bekommen einen Vorschlag statt einer stillen Buchung. In einem Projekt fanden 1 268 Zahlungen ihre Rechnung, 1 051 davon über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, ein Abgleich dauert 0,4 statt 12,3 Sekunden.",{"title":63,"text":64},"Übergabe vom Vertrieb an die Buchhaltung","Ein gewonnener Auftrag im CRM wird zum Rechnungsentwurf mit den vereinbarten Positionen. Voraussetzung sind saubere Kundendaten – in einem Projekt wurden 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM übernommen, keine einzige Dublette.",{"title":66,"text":67},"Ein Dienst mit Protokoll","Die Abläufe laufen als eigener Dienst in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL. Jeder Lauf schreibt mit, was er zugeordnet hat und warum; Regeln sind versioniert.",[69,72,75,78],{"title":70,"text":71},"Einen abgeschlossenen Monat nachrechnen","Nach einer gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns Kontoauszüge, Rechnungsausgang, Eingangsrechnungen und offene Posten eines Monats an. Daran zeigt sich, welche Regeln nur im Kopf der Buchhaltung stehen.",{"title":73,"text":74},"Angebot mit Abnahmekriterien","Darin steht, welche Fälle automatisch zugeordnet werden, was auf die Klärungsliste gehört und wer benachrichtigt wird, dazu Vertragsform und Preismodell. Welche Daten ein Sprachmodell oder externer Dienst sieht, halten wir dort ebenfalls fest.",{"title":76,"text":77},"Prozessautomatisierung im Schattenlauf","Der Ablauf rechnet zuerst mit, ohne zu buchen oder freizugeben. Seine Zuordnungen liegen neben den Entscheidungen Ihrer Buchhaltung; Schreibrechte bekommt er erst, wenn jede Abweichung erklärt ist.",{"title":79,"text":80},"Abnahme und Übergabe","Maßstab der Abnahme sind die Kriterien, die im Angebot vereinbart wurden. Dokumentation der Regeln, Zugänge und eine Einweisung gehören dazu, damit Ihre Leute die Klärungsliste abarbeiten und Regeln anpassen können.",{"title":82,"text":83},"Abnahme statt Versprechen","Die Abnahmekriterien stehen vor dem Start im Angebot, nicht erst im Abnahmeprotokoll. Geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird einzeln abgenommen. Repository und Zugänge sehen Sie während des gesamten Projekts; die Nutzungsrechte an diesem Code erhalten Sie, sobald die Vergütung vollständig bezahlt ist. Für personenbezogene Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.\n\nDie Vertragsform ist der Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, danach Gewährleistung auf Mängel. Kommt später ein Ablauf dazu, etwa das Mahnwesen oder ein weiteres Bankkonto, wird er als eigenes Paket mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien beauftragt. Beratung vor einem Projekt kann als Dienstvertrag nach Tagessatz laufen. Anweisungen an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung; der Zeitrahmen steht im Angebot.",[85,88,91,94],{"q":86,"a":87},"Was ist Prozessautomatisierung?","Ein wiederkehrender Vorgang, den heute ein Mensch zwischen Programmen erledigt, läuft nach festen Regeln selbst: Beleg lesen, zuordnen, prüfen, weitergeben, protokollieren. Im Rechnungswesen betrifft das vor allem Rechnungseingang, Freigabe und Zahlungsabgleich. Entschieden wird weiter von Menschen, nur nicht mehr über Fälle, die eine Regel eindeutig löst.",{"q":89,"a":90},"Brauchen wir eine RPA-Software für die Buchhaltung?","Meist nicht. RPA-Software klickt Oberflächen nach und stolpert, sobald ein Anbieter etwas verschiebt. Bieten Buchhaltungssoftware und Bank eine Schnittstelle oder einen Export in festem Format, setzen wir dort an; nachgeklickt wird nur, wo es keinen anderen Zugang gibt.",{"q":92,"a":93},"Was ändert die E-Rechnung an der Automatisierung?","Seit der Empfang von E-Rechnungen im B2B verpflichtend ist, kommen strukturierte Daten nach EN 16931 herein, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Das Auslesen wird einfacher, die Zuordnung zu Bestellung, Freigabe und Zahlung bleibt Arbeit. Die Übergangsfristen betreffen den Versand Ihrer eigenen Rechnungen, nicht den Empfang.",{"q":95,"a":96},"Wer gibt eine Zahlung frei, wenn der Ablauf automatisiert ist?","Dieselben Personen wie heute. Der Ablauf bereitet vor und legt vor; freigegeben wird nach Ihrer Freigaberegel, mit Name und Zeitpunkt im Protokoll. Ob eindeutige Zuordnungen über die Rechnungsnummer ohne Rückfrage ausgeglichen werden, entscheiden Sie vor der Abnahme.",[98,99,4,100],"zahlungsabgleich","eingangsrechnungsverarbeitung","werkvertrag",{"slug":33,"title":102,"teaser":103,"metaTitle":104,"metaDescription":105,"h1":106,"intro":107,"forWhom":108,"includes":113,"howItWorks":126,"model":139,"faq":142,"related":155},"KI-Automatisierung","Ein Sprachmodell liest Eingangsrechnungen, ordnet Zahlungen zu und sortiert das Postfach der Buchhaltung vor – gebucht und freigegeben wird weiter von Menschen.","KI-Automatisierung: KI-Buchhaltung mit Freigabe","KI-Automatisierung für das Rechnungswesen im Mittelstand in DACH: Eingangsrechnungen vorkontieren, Zahlungen zuordnen, Postfach sortieren. Freigabe bei Ihnen.","KI-Automatisierung im Rechnungswesen: Belege und Zahlungen zur Freigabe vorbereitet","KI-Automatisierung bedeutet in der kaufmännischen Abteilung: Ein Sprachmodell liest Eingangsrechnungen, schlägt die Kontierung vor, ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu und sortiert Anfragen im Postfach. KI-Buchhaltung heißt bei uns Vorbereitung, nicht Buchung – freigegeben wird von Ihren Leuten oder Ihrer Steuerberatung. Der Vertrag folgt deutschem Recht, die Verarbeitung der DSGVO.\n\nDie Ausgangslage kennt fast jede kaufmännische Leitung: Rechnungen kommen als PDF, als E-Rechnung und im Anhang einer Mail, Zahlungseingänge tragen mal die Rechnungsnummer und mal nur den Firmennamen, Rückfragen landen in einem gemeinsamen Postfach. Was es nicht übernimmt: die Buchung selbst, die steuerliche Beurteilung eines Vorgangs und jede Zahlung, die das Konto verlässt.",[109,110,111,112],"Die Eingangsrechnungen eines Monats liest, kontiert und verteilt eine einzige Person – fällt sie aus, stapelt sich der Rechnungseingang.","Zahlungseingänge ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden von Hand gesucht, und die Liste offener Posten hat nie den Stand, den der Vertrieb für eine Mahnung braucht.","Im gemeinsamen Postfach der Buchhaltung mischen sich Rechnungen, Mahnungen, Rückfragen von Kunden und Werbung; sortiert wird von dem, der gerade Zeit hat.","Wie ein Sonderfall behandelt wird, steht in Chatnachrichten und im Kopf einer erfahrenen Kollegin statt in einer Regel, die jeder nachlesen kann.",[114,117,120,123],{"title":115,"text":116},"Eingangsrechnungen lesen und Kontierung vorbereiten","Das Modell erfasst Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen und schlägt Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel auf Grundlage Ihrer bisherigen Buchungen vor. Strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD werden direkt ausgewertet; gelesen werden muss nur, was als PDF oder Mailtext eintrifft. Jeder Vorschlag geht mit Verweis auf den Beleg in die Freigabe.",{"title":118,"text":119},"Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen","Der Abgleich selbst folgt festen Regeln: Rechnungsnummer, Betrag, Zahler. Das Sprachmodell hilft dort, wo der Verwendungszweck frei formuliert ist oder ein Zahlungsavis mehrere Rechnungen bündelt. Aus einem Projekt: 1 268 Zahlungen zugeordnet, davon 1 051 über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, der Abgleich dauert 0,4 s statt 12,3 s.",{"title":121,"text":122},"KI-Automatisierung im Postfach der Buchhaltung","Eingehende Mails werden nach Art sortiert – Rechnung, Mahnung, Rückfrage zu einer Zahlung, Stammdatenänderung, Sonstiges. Anhänge wandern in den Rechnungseingang, Rückfragen erhalten einen Antwortentwurf mit dem passenden offenen Posten daneben. Abgeschickt wird der Entwurf von einem Menschen.",{"title":124,"text":125},"Regeln aus dem Chatverlauf in eine Wissensbasis","Wie mit Skonto, Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen umgegangen wird, steht oft nur in Nachrichten. Diese Regeln ziehen wir heraus, lassen sie von Ihnen bestätigen und legen sie als Wissensbasis ab, auf die das Modell zugreift, statt zu raten. In einem Projekt wurden 50 Regeln aus dem Chatverlauf an einem Tag in eine produktive Wissensbasis überführt.",[127,130,133,136],{"title":128,"text":129},"Ein Vorgang, der Handarbeit bindet","Wir beginnen mit dem Ablauf, der am meisten Lesen und Suchen kostet – meist Rechnungseingang oder Zahlungszuordnung. Nach unterschriebener Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns eine Auswahl echter Vorgänge an und prüfen, welcher Anteil sich sicher vorbereiten ließe. Ist er zu klein, raten wir von dem Vorhaben ab.",{"title":131,"text":132},"Abnahmekriterien vor dem Start","Im Angebot steht, welche Belegarten und Postfächer erfasst werden, welche Felder das Modell vorschlägt, welche Abweichung als Fehler zählt und an welcher Stelle ein Mensch freigibt. Gemessen wird später an Ihren eigenen Vorgängen, nicht an einer Quote aus einem Prospekt.",{"title":134,"text":135},"Mitlauf der KI-Automatisierung vor der Umstellung","Eine Zeit lang bereitet das System vor, während Ihre Buchhaltung wie gewohnt arbeitet. Vorschlag und tatsächliche Buchung werden verglichen, jede Abweichung wird geklärt, und wiederkehrende Fälle werden zur Regel in der Wissensbasis. Umgestellt wird, wenn die Kriterien aus dem Angebot erreicht sind.",{"title":137,"text":138},"Abnahme und Übergabe an die Buchhaltung","Geprüft wird gegen die Kriterien, auf die wir uns vorher geeinigt haben. Danach erhält Ihre Buchhaltung eine Freigabeansicht, eine Beschreibung der Regeln und die Protokolle; die Steuerberatung sieht, woher jeder Vorschlag stammt.",{"title":140,"text":141},"Abnahme statt Versprechen: Vertragsform und Preismodell","Die Einführung liefern wir als Werkvertrag zum Festpreis: Umfang, Abnahmekriterien und Zeitrahmen stehen vor dem Start im Angebot, geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird für sich geprüft. Der Maßstab der Prüfung ist damit bekannt, bevor gearbeitet wird. Kommen später weitere Belegarten, Postfächer oder Gesellschaften dazu, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Kriterien. Soll zuerst nur geklärt werden, welche Abläufe sich eignen, ist das Beratung im Dienstvertrag.\n\nBevor Sie uns Belege zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Für Belege mit personenbezogenen Angaben unterzeichnen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; technische Maßnahmen und Unterauftragnehmer einschließlich der Modellanbieter halten wir im Angebot fest. Betrieben werden die Anwendungen auf unseren Servern bei Hetzner mit Standorten in Deutschland und der EU. Die Nutzungsrechte am Code, der eigens für Ihre Buchhaltung entsteht, gehen mit der vollständigen Bezahlung an Sie; die Arbeit auf unserer Seite steuert unsere Projektleitung.",[143,146,149,152],{"q":144,"a":145},"Was kostet KI-Automatisierung?","Der Preis hängt an der Zahl der Belegarten und Postfächer, am Zustand Ihrer Stammdaten und an den Systemen, mit denen gearbeitet wird – Buchhaltungssoftware, ERP und Bank. Nach einem Blick auf echte Vorgänge erhalten Sie ein Festpreisangebot je Etappe mit Abnahmekriterien.",{"q":147,"a":148},"Kann KI die Buchhaltung übernehmen?","Nein, und das ist Absicht. Das Modell bereitet vor: Es liest, kontiert vor, ordnet zu und entwirft Antworten. Die Buchung, die Freigabe von Zahlungen und die Verantwortung für den Abschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.",{"q":150,"a":151},"Was sieht das Sprachmodell von unseren Daten?","Nur das, was der jeweilige Schritt braucht: beim Rechnungseingang den Beleg, bei der Zuordnung Verwendungszweck, Betrag und Zahler. Welche Felder das sind und welcher Anbieter verarbeitet, steht im Angebot, bevor der erste Beleg durch das System geht.",{"q":153,"a":154},"Funktioniert das auch mit E-Rechnungen?","Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden ausgewertet, ohne dass ein Modell sie lesen muss; das Modell arbeitet bei PDF-Anhängen und frei formulierten Mails.",[99,98,36,37],{"slug":157,"title":158,"teaser":159,"metaTitle":160,"metaDescription":161,"h1":162,"intro":163,"forWhom":164,"includes":169,"howItWorks":185,"model":197,"faq":199,"related":212},"softwareentwicklung","Softwareentwicklung","Individualsoftware für den kaufmännischen Ablauf: Auftrags- und Rechnungsstrecke, CRM-Anbindung, Datenübernahme aus Altsystemen und interne Werkzeuge – gegen vereinbarte Kriterien abgenommen.","Softwareentwicklung: Individualsoftware für Faktura und CRM","Softwareentwicklung für kaufmännische Abläufe in Deutschland: Auftrag, Rechnung, CRM und Datenübernahme als eine Strecke. Werkvertrag mit Abnahmekriterien.","Softwareentwicklung: vom Auftrag bis zur Zahlung ohne Abtippen dazwischen","Softwareentwicklung für kaufmännische Abläufe gibt Ihnen eine durchgehende Strecke von Angebot über Auftrag und Rechnung bis zum Zahlungseingang, abgenommen gegen Kriterien, die vor dem Start feststehen. Individuelle Softwareentwicklung setzt dort an, wo Standardprogramme enden: an den Übergaben zwischen Vertrieb, ERP und Buchhaltung. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH, es gilt deutsches Recht und die DSGVO.\n\nDer Anlass liegt fast immer zwischen den Programmen. Aufträge entstehen im CRM, Rechnungen im ERP, Zahlungen stehen auf dem Kontoauszug, und dazwischen hält eine Tabelle alles zusammen, die nur eine Person wirklich versteht. Was wir nicht tun: das Innere Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP umbauen und Vorgänge steuerlich beurteilen – das bleibt bei Hersteller und Steuerberatung.",[165,166,167,168],"Angebote entstehen in der Textverarbeitung, Aufträge im CRM, Rechnungen im ERP – und jede Übergabe ist ein Kopiervorgang, bei dem Positionen, Rabatte oder Kundennummern verrutschen.","Der Vertrieb sieht im CRM nicht, ob ein Kunde bezahlt hat, und die Buchhaltung erfährt von Sonderkonditionen erst, wenn die Rechnung schon verschickt ist.","Ein Altsystem soll abgelöst werden, doch darin stecken Jahre an Bestellungen, Kunden und Konditionen, die beim Umzug weder verloren gehen noch doppelt angelegt werden dürfen.","Die kaufmännische Leitung braucht ein kleines Werkzeug – eine Freigabeliste, eine Übersicht offener Aufträge je Gebiet –, aber im ERP ist dafür kein Platz und intern niemand, der es baut.",[170,173,176,179,182],{"title":171,"text":172},"Softwareentwicklung für die Strecke vom Angebot zur Rechnung","Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift entstehen aus einem Datensatz, statt in jedem Programm neu erfasst zu werden. Konditionen und Zahlungsziele werden einmal eingetragen und gelten bis zur offenen Position. Abweichungen – eine Rechnung ohne Auftrag, ein Auftrag ohne Rechnung – stehen mit Grund auf einer Liste, die jemand abarbeitet.",{"title":174,"text":175},"CRM-Anbindung mit Rückkanal zur Buchhaltung","Das CRM bekommt, was der Vertrieb vor dem nächsten Angebot wissen muss: Rechnungsstatus, Zahlungseingang, offene Positionen je Kunde. In die Gegenrichtung erreichen vereinbarte Konditionen und Ansprechpartner das ERP ohne Abschreiben. Angebunden wird über REST-Schnittstellen und Webhooks, wo der Hersteller sie anbietet, sonst über geregelte Exporte, deren Datensätze gegen ein Schema geprüft werden.",{"title":177,"text":178},"Datenübernahme aus dem Altsystem ohne Dubletten","Bevor ein Datensatz umzieht, wird festgelegt, woran zwei Einträge als derselbe Kunde oder dieselbe Bestellung gelten. Bei einer Übernahme dieser Art kamen 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM, keine einzige Dublette.",{"title":180,"text":181},"Interne Werkzeuge im Browser","Kleine Anwendungen für die kaufmännische Abteilung, mit Rollen, Änderungsverlauf und Export nach Excel. Gebaut wird mit TypeScript und Node.js, Daten liegen in PostgreSQL, die Oberfläche entsteht mit React oder Vue. Jede Änderung durchläuft zuerst eine Prüfung durch unsere KI-Werkzeuge und danach den Blick eines Entwicklers aus unserem Haus.",{"title":183,"text":184},"Was nach der Individualsoftwareentwicklung bei Ihnen liegt","Eine Beschreibung der Datenwege und Zuordnungsregeln, Zugänge zu Repository und Servern, eine Einweisung für Buchhaltung und Vertrieb. Laufen kann die Anwendung auf unseren Hetzner-Servern in Deutschland und der EU oder in Ihrer eigenen Umgebung.",[186,189,192,195],{"title":187,"text":188},"Gespräch entlang eines echten Vorgangs","Wir gehen einen Auftrag vom Angebot bis zum verbuchten Zahlungseingang durch: Wer tippt was ab, in welchem Programm entsteht welche Nummer, wo wird per Tabelle abgeglichen. Reicht ein Standardmodul Ihrer Buchhaltungssoftware, sagen wir das an dieser Stelle. Bevor Sie uns Belege oder Auszüge zeigen, gilt eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.",{"title":190,"text":191},"Leistungsbeschreibung mit prüfbaren Fällen","Darin stehen Datenwege, Felder, Rollen, Schnittstellen und die Fälle, gegen die abgenommen wird, dazu Etappen, Vertragsform und Preismodell; der Zeitrahmen steht im Angebot. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, was wir damit tun dürfen. Welche Daten ein externer Dienst sieht, halten wir im Angebot fest.",{"title":193,"text":194},"Etappen im Parallelbetrieb","Jede Etappe läuft zunächst neben dem bisherigen Weg. Buchhaltung und Vertrieb vergleichen die Ergebnisse an echten Vorgängen, Abweichungen korrigieren wir in der nächsten Lieferung. Der alte Weg wird erst abgeschaltet, wenn offene Posten und Auftragsbestand in beiden übereinstimmen.",{"title":79,"text":196},"Geprüft wird an den Fällen aus dem Angebot, danach gilt die Gewährleistung auf Mängel. Übergeben werden Zugänge, Dokumentation und eine Einweisung für die Leute, die täglich damit fakturieren und verkaufen.",{"title":82,"text":198},"Die Kriterien der Abnahme stehen im Angebot, bevor die erste Zeile Code entsteht. Eine abgegrenzte Anwendung, eine Schnittstelle oder eine Datenübernahme läuft als Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, geliefert in Teilen, jeder Teil wird für sich geprüft. Kommt später ein weiteres Stück dazu, etwa das Mahnwesen oder eine zweite Gesellschaft, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien.\n\nSteht vor dem Bau eine offene Frage – welches System führend ist, wie ein Altbestand bereinigt wird –, klären wir sie als Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz; geliefert werden dann die im Angebot vereinbarten Unterlagen. In beiden Formen legen Sie den Umfang fest, die Aufgaben an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung.",[200,203,206,209],{"q":201,"a":202},"Was kostet individuelle Softwareentwicklung?","Das hängt an der Zahl der angebundenen Programme, am Zustand der Altdaten und an der Zahl der Sonderfälle. Nach dem Gespräch steht im Angebot ein Festpreis je Etappe mit ihren Abnahmekriterien; eine vorgeschaltete Beratung wird nach Tagessatz abgerechnet.",{"q":204,"a":205},"Wie lange dauert ein Softwareprojekt?","Verlässlich ist die Reihenfolge: Gespräch, Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien, Etappen im Parallelbetrieb, Abnahme. Den Zeitrahmen legen wir im Angebot fest, sobald Programme und Datenbestand bekannt sind.",{"q":207,"a":208},"Werkvertrag oder Dienstvertrag?","Soll am Ende etwas laufen – eine Schnittstelle, eine Rechnungsstrecke, ein übernommener Kundenbestand –, ist es ein Werkvertrag: Wir schulden das Ergebnis, Sie nehmen es ab. Ein Dienstvertrag passt, wenn zuerst beraten oder ein Architekturkonzept erstellt werden soll.",{"q":210,"a":211},"Wem gehört der Quellcode?","Die Nutzungsrechte am Code, den wir eigens für Ihr Vorhaben schreiben, gehen über, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. Wiederverwendbare Bausteine von uns und die im Projekt verwendeten Open-Source-Lizenzen stehen als Liste im Vertrag.",[213,35,100,214],"leistungsbeschreibung","abnahme",[216,241,264,290,314,341,368,393,419,441,467,491,515,526,552,577],{"slug":217,"title":218,"metaTitle":219,"metaDescription":220,"excerpt":221,"toc":222,"updated":29,"related":238},"datenqualitaet","Datenqualität: woran man sie misst und warum Automatisierung daran hängt","Datenqualität: Kriterien und Messung – Lexikon","Datenqualität im Unternehmen: Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Richtigkeit und Aktualität messen – und warum Automatisierung an schlechten Daten scheitert.","Vollständig, eindeutig, richtig, aktuell: an welchen Kriterien sich Datenqualität festmacht, wie man sie zählt statt schätzt und wo schlechte Daten im Rechnungswesen Arbeit verursachen.",[223,226,229,232,235,236],{"id":224,"text":225},"kriterien","Datenqualität: die Kriterien",{"id":227,"text":228},"messen","Wie man Datenqualität misst",{"id":230,"text":231},"rechnungswesen","Wo schlechte Daten im Rechnungswesen auffallen",{"id":233,"text":234},"beispiel","Ein Beispiel: Übernahme einer Bestellhistorie",{"id":23,"text":24},{"id":26,"text":237},"Wie wir Daten vor dem Umbau prüfen",{"services":239,"lexikon":240},[157,32],[35,98,37],{"slug":37,"title":242,"metaTitle":243,"metaDescription":244,"excerpt":245,"toc":246,"updated":29,"related":261},"Dunkelverarbeitung: Belege ohne manuellen Eingriff","Dunkelverarbeitung: Voraussetzungen und Grenzen – Lexikon","Dunkelverarbeitung in Deutschland: welche Voraussetzungen Rechnungen ohne manuellen Eingriff brauchen, welche Ausnahmen bleiben und wo Menschen prüfen.","Ein Beleg läuft vom Eingang bis zur Zahlungsvormerkung durch, ohne dass ihn jemand öffnet. Das gelingt nur mit sauberen Daten, klaren Regeln und einem Ausnahmekorb, der ernst genommen wird.",[247,250,253,256,258],{"id":248,"text":249},"begriff","Dunkelverarbeitung: was der Begriff genau meint",{"id":251,"text":252},"voraussetzungen","Voraussetzungen für Dunkelverarbeitung",{"id":254,"text":255},"ausnahmen","Ausnahmen und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet",{"id":23,"text":257},"Typische Fehler auf dem Weg zur Dunkelverarbeitung",{"id":259,"text":260},"praxis","Wie wir das umsetzen",{"services":262,"lexikon":263},[33,32],[99,35,36],{"slug":36,"title":265,"metaTitle":266,"metaDescription":267,"excerpt":268,"toc":269,"updated":29,"related":286},"E-Rechnung: was die Pflicht im B2B für den Rechnungseingang bedeutet","E-Rechnung: Pflicht im B2B und Formate – Lexikon","E-Rechnung im B2B in Deutschland: Empfang ab 2025 Pflicht, Übergangsfristen beim Versand, Formate nach EN 16931 und was sich im Rechnungseingang ändert.","Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Was dazu zählt, welche Fristen für den Versand laufen und wo sich die Arbeit im Eingang verschiebt.",[270,273,276,279,282,284],{"id":271,"text":272},"definition","E-Rechnung oder PDF: woran man den Unterschied erkennt",{"id":274,"text":275},"pflicht","Pflicht im B2B: Empfang und Versand getrennt betrachten",{"id":277,"text":278},"formate","Formate nach EN 16931",{"id":280,"text":281},"rechnungseingang","Was sich im Rechnungseingang mit der E-Rechnung ändert",{"id":23,"text":283},"Typische Fehler bei der Umstellung",{"id":259,"text":285},"Wie wir den Eingang umstellen",{"services":287,"lexikon":288},[32],[289,99,37],"xrechnung-vs-zugferd",{"slug":99,"title":291,"metaTitle":292,"metaDescription":293,"excerpt":294,"toc":295,"updated":29,"related":311},"Eingangsrechnungsverarbeitung: vom Posteingang bis zur Zahlung","Eingangsrechnung: Ablauf bis zur Zahlung – Lexikon","Eingangsrechnungsverarbeitung in Deutschland: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Zahlung – wo Handarbeit steckt und wie man sie schrittweise automatisiert.","Fünf Stationen durchläuft jede Lieferantenrechnung. Die meiste Zeit geht nicht beim Buchen verloren, sondern bei Suche, Rückfrage und Freigabe dazwischen.",[296,299,302,305,308,309],{"id":297,"text":298},"ablauf","Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung in fünf Stationen",{"id":300,"text":301},"handarbeit","Wo die Handarbeit steckt",{"id":303,"text":304},"pruefung","Sachliche Prüfung: Bestellung, Lieferung, Beleg",{"id":306,"text":307},"automatisierung","Eingangsrechnungen automatisieren: in welcher Reihenfolge",{"id":23,"text":24},{"id":259,"text":310},"Wie wir den Rechnungseingang aufbauen",{"services":312,"lexikon":313},[32,33],[36,37,98],{"slug":315,"title":316,"metaTitle":317,"metaDescription":318,"excerpt":319,"toc":320,"updated":29,"related":337},"festpreis-vs-tagessatz","Festpreis oder Tagessatz?","Festpreis oder Tagessatz: das passende Modell – Lexikon","Festpreis oder Tagessatz im IT-Projekt: wer das Risiko trägt, wie Änderungen laufen und welches Preismodell zu welchem Vorhaben im Mittelstand in DACH passt.","Zwei Preismodelle, zwei Verteilungen des Risikos. Woran man erkennt, welches zu einem Vorhaben passt, und warum sich beide in einem Projekt sinnvoll kombinieren lassen.",[321,324,327,330,333,335],{"id":322,"text":323},"grundlagen","Festpreis und Tagessatz: was jeweils bezahlt wird",{"id":325,"text":326},"risiko","Wer welches Risiko trägt",{"id":328,"text":329},"aenderungen","Änderungen während der Arbeit",{"id":331,"text":332},"auswahl","Wann ein Festpreis passt und wann nicht",{"id":23,"text":334},"Typische Fehler bei der Wahl",{"id":26,"text":336},"Wie wir das Preismodell wählen",{"services":338,"lexikon":339},[157,32],[100,340,213],"dienstvertrag",{"slug":342,"title":343,"metaTitle":344,"metaDescription":345,"excerpt":346,"toc":347,"updated":29,"related":364},"werkvertrag-kuendigung","Kündigung eines Werkvertrags: Rechte beider Seiten","Kündigung eines Werkvertrags: Rechte und Folgen – Lexikon","Kündigung eines Werkvertrags nach BGB: freies Recht des Bestellers, wichtiger Grund, Vergütung und Übergabe des bis dahin Erreichten in Deutschland erklärt.","Ein Werkvertrag lässt sich vor der Fertigstellung beenden – vom Besteller sogar ohne Grund. Was dann bezahlt wird, was mit dem halbfertigen Stand geschieht und wie man den Ausstieg vorab ordnet.",[348,351,354,357,360,362],{"id":349,"text":350},"frei","Freie Kündigung durch den Besteller",{"id":352,"text":353},"wichtiger-grund","Kündigung aus wichtigem Grund",{"id":355,"text":356},"mitwirkung","Fehlende Mitwirkung als Auslöser",{"id":358,"text":359},"stand","Was mit dem Erreichten geschieht",{"id":23,"text":361},"Typische Fehler beim Beenden",{"id":26,"text":363},"Wie wir den Ausstieg vorbereiten",{"services":365,"lexikon":366},[157],[100,214,367],"maengelhaftung",{"slug":213,"title":369,"metaTitle":370,"metaDescription":371,"excerpt":372,"toc":373,"updated":29,"related":390},"Leistungsbeschreibung: was vor dem Start feststehen muss","Leistungsbeschreibung: Inhalt und Aufbau – Lexikon","Leistungsbeschreibung für IT-Vorhaben in Deutschland: Ziel, Umfang, Abgrenzung, Mitwirkung und Prüfkriterien als Grundlage für Angebot und Abnahme.","Was geliefert wird, was ausdrücklich nicht dazugehört und woran man das Ergebnis prüft: die Bausteine einer belastbaren Beschreibung, mit einem Beispiel aus dem Zahlungsabgleich.",[374,377,380,382,385,388],{"id":375,"text":376},"zweck","Leistungsbeschreibung: wozu sie dient",{"id":378,"text":379},"bausteine","Die Bausteine einer Leistungsbeschreibung",{"id":233,"text":381},"Ein Beispiel: Zahlungsabgleich",{"id":383,"text":384},"lastenheft","Abgrenzung zu Lastenheft und Pflichtenheft",{"id":386,"text":387},"schwaechen","Typische Schwächen",{"id":26,"text":389},"Wie wir Beschreibungen erarbeiten",{"services":391,"lexikon":392},[32],[214,100,98],{"slug":367,"title":394,"metaTitle":395,"metaDescription":396,"excerpt":397,"toc":398,"updated":29,"related":416},"Mängelhaftung im Werkvertrag: Rechte des Bestellers","Mängelhaftung im Werkvertrag: Rechte und Fristen – Lexikon","Mängelhaftung im Werkvertrag nach §§ 633 ff. BGB: Sach- und Rechtsmangel, Nacherfüllung, Minderung, Rücktritt und was bei Software in DACH als Mangel zählt.","Wann ein Werk mangelhaft ist, welche Rechte der Besteller in welcher Reihenfolge hat und wo bei Software die Grenze zwischen Fehler und neuem Wunsch verläuft.",[399,402,405,408,411,414],{"id":400,"text":401},"mangel","Mängelhaftung: wann ein Werk mangelhaft ist",{"id":403,"text":404},"rechte","Die Rechte des Bestellers in der Reihenfolge des Gesetzes",{"id":406,"text":407},"software","Was bei Software als Mangel zählt",{"id":409,"text":410},"verjaehrung","Mängelhaftung, Abnahme und Verjährung",{"id":412,"text":413},"missverstaendnisse","Typische Missverständnisse",{"id":26,"text":415},"Wie wir mit Fehlern nach der Übergabe umgehen",{"services":417,"lexikon":418},[157],[214,213,100],{"slug":35,"title":420,"metaTitle":421,"metaDescription":422,"excerpt":423,"toc":424,"updated":29,"related":438},"Stammdatenmanagement: eine gültige Fassung pro Geschäftspartner","Stammdatenmanagement: Grundlagen und Praxis – Lexikon","Stammdatenmanagement im Mittelstand: Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten eindeutig halten, Dubletten vermeiden, Verantwortung klären – in DACH erklärt.","Stammdaten ändern sich selten und stecken in jedem Vorgang. 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Aufbau, Hybrid aus PDF und XML, wann welches Format passt.","Beide Formate transportieren dieselben Pflichtangaben nach EN 16931. Sie unterscheiden sich darin, ob ein Mensch den Beleg ohne Zusatzsoftware lesen kann und wer welches Format verlangt.",[558,561,564,567,570,572],{"id":559,"text":560},"norm","Die gemeinsame Grundlage: EN 16931",{"id":562,"text":563},"xrechnung","XRechnung: reine Daten ohne Sichtansicht",{"id":565,"text":566},"zugferd","ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei",{"id":568,"text":569},"vergleich","XRechnung oder ZUGFeRD: wann welches Format passt",{"id":23,"text":571},"Typische Fehler im Umgang mit beiden Formaten",{"id":259,"text":573},"Wie wir mit beiden Formaten arbeiten",{"services":575,"lexikon":576},[32],[36,99,35],{"slug":98,"title":578,"metaTitle":579,"metaDescription":580,"excerpt":581,"toc":582,"updated":29,"related":596},"Zahlungsabgleich: Kontoumsätze und offene Posten zusammenführen","Zahlungsabgleich: Zuordnung zu offenen Posten – Lexikon","Zahlungsabgleich im Unternehmen: wie Kontoumsätze offenen Posten zugeordnet werden, welche Fälle schwierig sind und was sich in DACH automatisieren lässt.","Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto gehört zu einem offenen Posten. 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