[{"data":1,"prerenderedAt":598},["ShallowReactive",2],{"content:lexikon:dunkelverarbeitung":3,"content:services":35,"content:lexikon":212},{"slug":4,"title":5,"metaTitle":6,"metaDescription":7,"excerpt":8,"toc":9,"body":25,"updated":26,"related":27},"dunkelverarbeitung","Dunkelverarbeitung: Belege ohne manuellen Eingriff","Dunkelverarbeitung: Voraussetzungen und Grenzen – Lexikon","Dunkelverarbeitung in Deutschland: welche Voraussetzungen Rechnungen ohne manuellen Eingriff brauchen, welche Ausnahmen bleiben und wo Menschen prüfen.","Ein Beleg läuft vom Eingang bis zur Zahlungsvormerkung durch, ohne dass ihn jemand öffnet. Das gelingt nur mit sauberen Daten, klaren Regeln und einem Ausnahmekorb, der ernst genommen wird.",[10,13,16,19,22],{"id":11,"text":12},"begriff","Dunkelverarbeitung: was der Begriff genau meint",{"id":14,"text":15},"voraussetzungen","Voraussetzungen für Dunkelverarbeitung",{"id":17,"text":18},"ausnahmen","Ausnahmen und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet",{"id":20,"text":21},"fehler","Typische Fehler auf dem Weg zur Dunkelverarbeitung",{"id":23,"text":24},"praxis","Wie wir das umsetzen","\u003Cp>Dunkelverarbeitung bezeichnet Vorgänge, die ein System vom Eingang bis zum Abschluss ohne manuellen Eingriff bearbeitet, etwa eine Lieferantenrechnung, die gelesen, geprüft, gebucht und zur Zahlung vorgemerkt wird. Menschen sind dabei nicht abgeschafft, sondern an eine andere Stelle gerückt. Sie entscheiden über Ausnahmen, pflegen die Regeln und prüfen Stichproben.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"begriff\">Dunkelverarbeitung: was der Begriff genau meint\u003C\u002Fh2>\u003Cp>„Dunkel“ heißt: Auf dem Weg durch das System schaut niemand hin. Der Gegensatz ist die Hellverarbeitung, bei der ein Mensch jeden Vorgang mindestens einmal öffnet, und sei es nur zum Bestätigen. Gebräuchlich ist der Begriff seit Langem in Versicherungen und Banken; im Rechnungswesen betrifft er vor allem Eingangsbelege, Zahlungszuordnung und wiederkehrende Buchungen.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Wie hoch der Anteil der dunkel verarbeiteten Vorgänge ist, beschreibt die Dunkelquote. Sie ist keine feste Größe eines Programms, sondern hängt an Lieferanten, Belegarten und Datenqualität des einzelnen Unternehmens. Eine Quote, die ohne Blick auf diese Faktoren versprochen wird, sagt nichts.\u003C\u002Fp>\u003Cp>Mit der E-Rechnung verschiebt sich die Ausgangslage. Strukturierte Belege nehmen der Texterkennung die Unsicherheit ab, sodass die Grenze der Dunkelverarbeitung weniger vom Lesen als vom Prüfen bestimmt wird. Ob eine Rechnung zur Bestellung passt, ob die Leistung erbracht wurde und ob der Lieferant bekannt ist, beantwortet auch die sauberste Datei nicht. Nach der Umstellung hängt der Anteil der Belege ohne Eingriff deshalb an Stammdaten und Bestellbezug, nicht am Format; Näheres im Artikel zur \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fe-rechnung\">E-Rechnung\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"voraussetzungen\">Voraussetzungen für Dunkelverarbeitung\u003C\u002Fh2>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Lesbare Daten.\u003C\u002Fstrong> Strukturierte Dateien liefern Felder ohne Interpretation. Bei PDF und Papier kommt eine Texterkennung dazu, deren Unsicherheit das System selbst ausweisen muss.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Eindeutige Stammdaten.\u003C\u002Fstrong> Jeder Lieferant existiert genau einmal, mit gültiger Bankverbindung, Steuerangaben und Standardkontierung. Mehrere Schreibweisen desselben Lieferanten verhindern jede automatische Zuordnung; wie man das ordnet, beschreibt der Artikel \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Fstammdatenmanagement\">Stammdatenmanagement\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Ein Bezug.\u003C\u002Fstrong> Eine Bestellung, ein Vertrag oder ein wiederkehrendes Muster, gegen das der Beleg geprüft wird. Ohne Bezug gibt es nichts, was das System bestätigen könnte.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Regeln mit Toleranzen.\u003C\u002Fstrong> Welche Preis- oder Mengenabweichung noch durchläuft, legt das Unternehmen fest, nicht die Software.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Protokoll.\u003C\u002Fstrong> Jede automatische Entscheidung wird mit Regel und Datenstand festgehalten, damit sie später nachvollziehbar bleibt.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Ch2 id=\"ausnahmen\">Ausnahmen und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Ein gutes System erkennt, was es nicht beurteilen kann, und legt den Beleg mit einem Grund in einen Ausnahmekorb. Typische Auslöser:\u003C\u002Fp>\u003Cul>\u003Cli>neuer Lieferant oder geänderte Bankverbindung – hier liegt auch das Betrugsrisiko;\u003C\u002Fli>\u003Cli>Preis oder Menge außerhalb der Toleranz;\u003C\u002Fli>\u003Cli>keine passende Bestellung, Teillieferung oder Gutschrift;\u003C\u002Fli>\u003Cli>Verdacht auf Dublette, etwa dieselbe Rechnungsnummer mit anderem Datum;\u003C\u002Fli>\u003Cli>ungewöhnlicher Steuersatz oder Leistung aus dem Ausland;\u003C\u002Fli>\u003Cli>Betrag oberhalb einer Freigabegrenze, die das Unternehmen gesetzt hat.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Bei diesen Fällen bleibt die Entscheidung beim Menschen, auch wenn ein Sprachmodell einen Vorschlag macht: Es kann Abweichungen erklären und Rückfragen an den Lieferanten formulieren, die Freigabe gibt die zuständige Person. Dazu kommt die laufende Arbeit an den Regeln: Jede wiederkehrende Ausnahme ist ein Hinweis, dass eine Regel oder ein Stammdatensatz fehlt.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"fehler\">Typische Fehler auf dem Weg zur Dunkelverarbeitung\u003C\u002Fh2>\u003Cul>\u003Cli>\u003Cstrong>Die Quote zum Ziel machen.\u003C\u002Fstrong> Wer Toleranzen aufweitet, damit mehr Belege durchlaufen, verarbeitet Fehler dunkel. Ziel ist ein richtiger Durchlauf, nicht ein hoher.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Den Ausnahmekorb vernachlässigen.\u003C\u002Fstrong> Liegen aussortierte Belege tagelang, verzögert sich ausgerechnet der schwierige Teil – mit Mahnungen und verpassten Skontofristen als Folge.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Keine Stichproben.\u003C\u002Fstrong> Auch dunkel verarbeitete Belege gehören regelmäßig geprüft, sonst fällt eine falsch gewordene Regel erst beim Jahresabschluss auf.\u003C\u002Fli>\u003Cli>\u003Cstrong>Alles auf einmal umschalten.\u003C\u002Fstrong> Sinnvoll ist der Start bei Lieferanten mit vielen gleichartigen Belegen und stabilen Bestellungen, der Rest folgt, wenn die Zahlen passen.\u003C\u002Fli>\u003C\u002Ful>\u003Cp>Welche Stationen ein Beleg vorher durchläuft, beschreibt der Artikel zur \u003Ca href=\"\u002Flexikon\u002Feingangsrechnungsverarbeitung\">Eingangsrechnungsverarbeitung\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\u003Ch2 id=\"praxis\">Wie wir das umsetzen\u003C\u002Fh2>\u003Cp>Wir schalten nichts dunkel, bevor ein Abgleich zeigt, dass der neue Weg mindestens so vollständig ist wie der alte. Wie nötig das ist, zeigte ein Projekt, in dem wir 3 048 Rechnungen automatisch aus einem staatlichen E-Rechnungssystem abholten (Stand September 2026): Von den nachgeholten 2 408 Belegen fehlten beim ersten Abgleich 346 im manuellen Export – ein Ablauf, dem man vertraut hatte, hatte still Lücken. Deshalb läuft die automatische Verarbeitung bei uns zuerst im Schatten neben der bisherigen Arbeit, Ausnahmen bekommen einen Grund, und umgeschaltet wird je Lieferant. Wo Sprachmodelle dabei helfen und wo nicht, steht auf der Seite \u003Ca href=\"\u002Fleistungen\u002Fki-automatisierung\">KI-Automatisierung im Rechnungswesen\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>","2026-09-14",{"services":28,"lexikon":31},[29,30],"ki-automatisierung","prozessautomatisierung",[32,33,34],"eingangsrechnungsverarbeitung","stammdatenmanagement","e-rechnung",[36,98,153],{"slug":30,"title":37,"teaser":38,"metaTitle":39,"metaDescription":40,"h1":41,"intro":42,"forWhom":43,"includes":49,"howItWorks":65,"model":78,"faq":81,"related":94},"Prozessautomatisierung","Rechnungseingang, Freigabe, Zahlungsabgleich und offene Posten laufen durch, ohne dass jemand Belegnummern von einem Programm ins andere trägt.","Prozessautomatisierung: Workflows von Rechnung bis Zahlung","Prozessautomatisierung für kaufmännische Abläufe in DACH: Workflow-Automatisierung von Rechnungseingang bis offene Posten, abgenommen nach festen Kriterien.","Prozessautomatisierung, bei der Rechnung und Zahlung sich selbst finden","Prozessautomatisierung im kaufmännischen Bereich bedeutet bei uns: Eine Eingangsrechnung wird gelesen, der Bestellung zugeordnet, zur Freigabe vorgelegt und später der Zahlung gegenübergestellt, ohne dass jemand Belegnummern abschreibt. Workflow-Automatisierung verbindet dafür Ihre bestehenden Programme – Buchhaltungssoftware, ERP, CRM, Bankzugang – und legt nur die Fälle vor, die eine Entscheidung brauchen.\n\nVertragspartner ist eine deutsche Gesellschaft, gearbeitet wird nach deutschem Recht und DSGVO, auf unseren Hetzner-Servern mit Standort Deutschland und EU. Die Buchungslogik legen Sie und Ihre Steuerkanzlei fest; wir bauen den Ablauf, der sie ausführt, und keine neue Buchhaltungssoftware.",[44,45,46,47,48],"Die Buchhaltung hält Kontoauszüge Zeile für Zeile gegen die Liste offener Posten, und Zahlungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck bleiben lange ungeklärt.","Eingangsrechnungen kommen per Mail, als PDF und inzwischen als E-Rechnung – Betrag, Lieferant und Kostenstelle tippt trotzdem jemand ab.","Freigaben laufen über weitergeleitete Mails; wo eine Rechnung gerade liegt, weiß nur, wer sie zuletzt bekommen hat.","Der Vertrieb schließt im CRM ab, die Buchhaltung erfährt davon, wenn der Kunde nach der Rechnung fragt.","Die Geschäftsführung fragt nach dem Stand der offenen Posten und bekommt eine Tabelle vom Vormonat.",[50,53,56,59,62],{"title":51,"text":52},"Prozessautomatisierung im Rechnungseingang","Rechnungen aus Postfach, Portal oder als XRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen, Pflichtangaben geprüft, Lieferant und Bestellung zugeordnet. Was nicht passt, steht mit Grund auf einer Klärungsliste. In einem Projekt holte der Ablauf 3 048 Rechnungen aus dem staatlichen E-Rechnungssystem (Stand 09\u002F2026), und beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege stellte sich heraus, dass 346 im manuellen Export fehlten.",{"title":54,"text":55},"Freigaben mit festem Weg","Wer für welche Kostenstelle und bis zu welchem Betrag freigibt, steht als Regel im System, Vertretung eingeschlossen. Jede Freigabe trägt Name und Zeitpunkt.",{"title":57,"text":58},"Zahlungsabgleich und offene Posten","Bankumsätze werden offenen Rechnungen zugeordnet: zuerst über die Rechnungsnummer, dann über Betrag, Kunde und Datum. Unklare Fälle bekommen einen Vorschlag statt einer stillen Buchung. In einem Projekt fanden 1 268 Zahlungen ihre Rechnung, 1 051 davon über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, ein Abgleich dauert 0,4 statt 12,3 Sekunden.",{"title":60,"text":61},"Übergabe vom Vertrieb an die Buchhaltung","Ein gewonnener Auftrag im CRM wird zum Rechnungsentwurf mit den vereinbarten Positionen. Voraussetzung sind saubere Kundendaten – in einem Projekt wurden 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM übernommen, keine einzige Dublette.",{"title":63,"text":64},"Ein Dienst mit Protokoll","Die Abläufe laufen als eigener Dienst in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL. Jeder Lauf schreibt mit, was er zugeordnet hat und warum; Regeln sind versioniert.",[66,69,72,75],{"title":67,"text":68},"Einen abgeschlossenen Monat nachrechnen","Nach einer gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns Kontoauszüge, Rechnungsausgang, Eingangsrechnungen und offene Posten eines Monats an. Daran zeigt sich, welche Regeln nur im Kopf der Buchhaltung stehen.",{"title":70,"text":71},"Angebot mit Abnahmekriterien","Darin steht, welche Fälle automatisch zugeordnet werden, was auf die Klärungsliste gehört und wer benachrichtigt wird, dazu Vertragsform und Preismodell. Welche Daten ein Sprachmodell oder externer Dienst sieht, halten wir dort ebenfalls fest.",{"title":73,"text":74},"Prozessautomatisierung im Schattenlauf","Der Ablauf rechnet zuerst mit, ohne zu buchen oder freizugeben. Seine Zuordnungen liegen neben den Entscheidungen Ihrer Buchhaltung; Schreibrechte bekommt er erst, wenn jede Abweichung erklärt ist.",{"title":76,"text":77},"Abnahme und Übergabe","Maßstab der Abnahme sind die Kriterien, die im Angebot vereinbart wurden. Dokumentation der Regeln, Zugänge und eine Einweisung gehören dazu, damit Ihre Leute die Klärungsliste abarbeiten und Regeln anpassen können.",{"title":79,"text":80},"Abnahme statt Versprechen","Die Abnahmekriterien stehen vor dem Start im Angebot, nicht erst im Abnahmeprotokoll. Geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird einzeln abgenommen. Repository und Zugänge sehen Sie während des gesamten Projekts; die Nutzungsrechte an diesem Code erhalten Sie, sobald die Vergütung vollständig bezahlt ist. Für personenbezogene Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.\n\nDie Vertragsform ist der Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, danach Gewährleistung auf Mängel. Kommt später ein Ablauf dazu, etwa das Mahnwesen oder ein weiteres Bankkonto, wird er als eigenes Paket mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien beauftragt. Beratung vor einem Projekt kann als Dienstvertrag nach Tagessatz laufen. Anweisungen an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung; der Zeitrahmen steht im Angebot.",[82,85,88,91],{"q":83,"a":84},"Was ist Prozessautomatisierung?","Ein wiederkehrender Vorgang, den heute ein Mensch zwischen Programmen erledigt, läuft nach festen Regeln selbst: Beleg lesen, zuordnen, prüfen, weitergeben, protokollieren. Im Rechnungswesen betrifft das vor allem Rechnungseingang, Freigabe und Zahlungsabgleich. Entschieden wird weiter von Menschen, nur nicht mehr über Fälle, die eine Regel eindeutig löst.",{"q":86,"a":87},"Brauchen wir eine RPA-Software für die Buchhaltung?","Meist nicht. RPA-Software klickt Oberflächen nach und stolpert, sobald ein Anbieter etwas verschiebt. Bieten Buchhaltungssoftware und Bank eine Schnittstelle oder einen Export in festem Format, setzen wir dort an; nachgeklickt wird nur, wo es keinen anderen Zugang gibt.",{"q":89,"a":90},"Was ändert die E-Rechnung an der Automatisierung?","Seit der Empfang von E-Rechnungen im B2B verpflichtend ist, kommen strukturierte Daten nach EN 16931 herein, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Das Auslesen wird einfacher, die Zuordnung zu Bestellung, Freigabe und Zahlung bleibt Arbeit. Die Übergangsfristen betreffen den Versand Ihrer eigenen Rechnungen, nicht den Empfang.",{"q":92,"a":93},"Wer gibt eine Zahlung frei, wenn der Ablauf automatisiert ist?","Dieselben Personen wie heute. Der Ablauf bereitet vor und legt vor; freigegeben wird nach Ihrer Freigaberegel, mit Name und Zeitpunkt im Protokoll. Ob eindeutige Zuordnungen über die Rechnungsnummer ohne Rückfrage ausgeglichen werden, entscheiden Sie vor der Abnahme.",[95,32,96,97],"zahlungsabgleich","rpa","werkvertrag",{"slug":29,"title":99,"teaser":100,"metaTitle":101,"metaDescription":102,"h1":103,"intro":104,"forWhom":105,"includes":110,"howItWorks":123,"model":136,"faq":139,"related":152},"KI-Automatisierung","Ein Sprachmodell liest Eingangsrechnungen, ordnet Zahlungen zu und sortiert das Postfach der Buchhaltung vor – gebucht und freigegeben wird weiter von Menschen.","KI-Automatisierung: KI-Buchhaltung mit Freigabe","KI-Automatisierung für das Rechnungswesen im Mittelstand in DACH: Eingangsrechnungen vorkontieren, Zahlungen zuordnen, Postfach sortieren. Freigabe bei Ihnen.","KI-Automatisierung im Rechnungswesen: Belege und Zahlungen zur Freigabe vorbereitet","KI-Automatisierung bedeutet in der kaufmännischen Abteilung: Ein Sprachmodell liest Eingangsrechnungen, schlägt die Kontierung vor, ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu und sortiert Anfragen im Postfach. KI-Buchhaltung heißt bei uns Vorbereitung, nicht Buchung – freigegeben wird von Ihren Leuten oder Ihrer Steuerberatung. Der Vertrag folgt deutschem Recht, die Verarbeitung der DSGVO.\n\nDie Ausgangslage kennt fast jede kaufmännische Leitung: Rechnungen kommen als PDF, als E-Rechnung und im Anhang einer Mail, Zahlungseingänge tragen mal die Rechnungsnummer und mal nur den Firmennamen, Rückfragen landen in einem gemeinsamen Postfach. Was es nicht übernimmt: die Buchung selbst, die steuerliche Beurteilung eines Vorgangs und jede Zahlung, die das Konto verlässt.",[106,107,108,109],"Die Eingangsrechnungen eines Monats liest, kontiert und verteilt eine einzige Person – fällt sie aus, stapelt sich der Rechnungseingang.","Zahlungseingänge ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden von Hand gesucht, und die Liste offener Posten hat nie den Stand, den der Vertrieb für eine Mahnung braucht.","Im gemeinsamen Postfach der Buchhaltung mischen sich Rechnungen, Mahnungen, Rückfragen von Kunden und Werbung; sortiert wird von dem, der gerade Zeit hat.","Wie ein Sonderfall behandelt wird, steht in Chatnachrichten und im Kopf einer erfahrenen Kollegin statt in einer Regel, die jeder nachlesen kann.",[111,114,117,120],{"title":112,"text":113},"Eingangsrechnungen lesen und Kontierung vorbereiten","Das Modell erfasst Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen und schlägt Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel auf Grundlage Ihrer bisherigen Buchungen vor. Strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD werden direkt ausgewertet; gelesen werden muss nur, was als PDF oder Mailtext eintrifft. Jeder Vorschlag geht mit Verweis auf den Beleg in die Freigabe.",{"title":115,"text":116},"Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen","Der Abgleich selbst folgt festen Regeln: Rechnungsnummer, Betrag, Zahler. Das Sprachmodell hilft dort, wo der Verwendungszweck frei formuliert ist oder ein Zahlungsavis mehrere Rechnungen bündelt. Aus einem Projekt: 1 268 Zahlungen zugeordnet, davon 1 051 über die Rechnungsnummer; die offenen Posten gingen von 1 725 auf 802 zurück, der Abgleich dauert 0,4 s statt 12,3 s.",{"title":118,"text":119},"KI-Automatisierung im Postfach der Buchhaltung","Eingehende Mails werden nach Art sortiert – Rechnung, Mahnung, Rückfrage zu einer Zahlung, Stammdatenänderung, Sonstiges. Anhänge wandern in den Rechnungseingang, Rückfragen erhalten einen Antwortentwurf mit dem passenden offenen Posten daneben. Abgeschickt wird der Entwurf von einem Menschen.",{"title":121,"text":122},"Regeln aus dem Chatverlauf in eine Wissensbasis","Wie mit Skonto, Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen umgegangen wird, steht oft nur in Nachrichten. Diese Regeln ziehen wir heraus, lassen sie von Ihnen bestätigen und legen sie als Wissensbasis ab, auf die das Modell zugreift, statt zu raten. In einem Projekt wurden 50 Regeln aus dem Chatverlauf an einem Tag in eine produktive Wissensbasis überführt.",[124,127,130,133],{"title":125,"text":126},"Ein Vorgang, der Handarbeit bindet","Wir beginnen mit dem Ablauf, der am meisten Lesen und Suchen kostet – meist Rechnungseingang oder Zahlungszuordnung. Nach unterschriebener Geheimhaltungsvereinbarung sehen wir uns eine Auswahl echter Vorgänge an und prüfen, welcher Anteil sich sicher vorbereiten ließe. Ist er zu klein, raten wir von dem Vorhaben ab.",{"title":128,"text":129},"Abnahmekriterien vor dem Start","Im Angebot steht, welche Belegarten und Postfächer erfasst werden, welche Felder das Modell vorschlägt, welche Abweichung als Fehler zählt und an welcher Stelle ein Mensch freigibt. Gemessen wird später an Ihren eigenen Vorgängen, nicht an einer Quote aus einem Prospekt.",{"title":131,"text":132},"Mitlauf der KI-Automatisierung vor der Umstellung","Eine Zeit lang bereitet das System vor, während Ihre Buchhaltung wie gewohnt arbeitet. Vorschlag und tatsächliche Buchung werden verglichen, jede Abweichung wird geklärt, und wiederkehrende Fälle werden zur Regel in der Wissensbasis. Umgestellt wird, wenn die Kriterien aus dem Angebot erreicht sind.",{"title":134,"text":135},"Abnahme und Übergabe an die Buchhaltung","Geprüft wird gegen die Kriterien, auf die wir uns vorher geeinigt haben. Danach erhält Ihre Buchhaltung eine Freigabeansicht, eine Beschreibung der Regeln und die Protokolle; die Steuerberatung sieht, woher jeder Vorschlag stammt.",{"title":137,"text":138},"Abnahme statt Versprechen: Vertragsform und Preismodell","Die Einführung liefern wir als Werkvertrag zum Festpreis: Umfang, Abnahmekriterien und Zeitrahmen stehen vor dem Start im Angebot, geliefert wird in Etappen, und jede Etappe wird für sich geprüft. Der Maßstab der Prüfung ist damit bekannt, bevor gearbeitet wird. Kommen später weitere Belegarten, Postfächer oder Gesellschaften dazu, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Kriterien. Soll zuerst nur geklärt werden, welche Abläufe sich eignen, ist das Beratung im Dienstvertrag.\n\nBevor Sie uns Belege zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Für Belege mit personenbezogenen Angaben unterzeichnen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; technische Maßnahmen und Unterauftragnehmer einschließlich der Modellanbieter halten wir im Angebot fest. Betrieben werden die Anwendungen auf unseren Servern bei Hetzner mit Standorten in Deutschland und der EU. Die Nutzungsrechte am Code, der eigens für Ihre Buchhaltung entsteht, gehen mit der vollständigen Bezahlung an Sie; die Arbeit auf unserer Seite steuert unsere Projektleitung.",[140,143,146,149],{"q":141,"a":142},"Was kostet KI-Automatisierung?","Der Preis hängt an der Zahl der Belegarten und Postfächer, am Zustand Ihrer Stammdaten und an den Systemen, mit denen gearbeitet wird – Buchhaltungssoftware, ERP und Bank. Nach einem Blick auf echte Vorgänge erhalten Sie ein Festpreisangebot je Etappe mit Abnahmekriterien.",{"q":144,"a":145},"Kann KI die Buchhaltung übernehmen?","Nein, und das ist Absicht. Das Modell bereitet vor: Es liest, kontiert vor, ordnet zu und entwirft Antworten. Die Buchung, die Freigabe von Zahlungen und die Verantwortung für den Abschluss bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.",{"q":147,"a":148},"Was sieht das Sprachmodell von unseren Daten?","Nur das, was der jeweilige Schritt braucht: beim Rechnungseingang den Beleg, bei der Zuordnung Verwendungszweck, Betrag und Zahler. Welche Felder das sind und welcher Anbieter verarbeitet, steht im Angebot, bevor der erste Beleg durch das System geht.",{"q":150,"a":151},"Funktioniert das auch mit E-Rechnungen?","Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden ausgewertet, ohne dass ein Modell sie lesen muss; das Modell arbeitet bei PDF-Anhängen und frei formulierten Mails.",[32,95,34,4],{"slug":154,"title":155,"teaser":156,"metaTitle":157,"metaDescription":158,"h1":159,"intro":160,"forWhom":161,"includes":166,"howItWorks":182,"model":194,"faq":196,"related":209},"softwareentwicklung","Softwareentwicklung","Individualsoftware für den kaufmännischen Ablauf: Auftrags- und Rechnungsstrecke, CRM-Anbindung, Datenübernahme aus Altsystemen und interne Werkzeuge – gegen vereinbarte Kriterien abgenommen.","Softwareentwicklung: Individualsoftware für Faktura und CRM","Softwareentwicklung für kaufmännische Abläufe in Deutschland: Auftrag, Rechnung, CRM und Datenübernahme als eine Strecke. Werkvertrag mit Abnahmekriterien.","Softwareentwicklung: vom Auftrag bis zur Zahlung ohne Abtippen dazwischen","Softwareentwicklung für kaufmännische Abläufe gibt Ihnen eine durchgehende Strecke von Angebot über Auftrag und Rechnung bis zum Zahlungseingang, abgenommen gegen Kriterien, die vor dem Start feststehen. Individuelle Softwareentwicklung setzt dort an, wo Standardprogramme enden: an den Übergaben zwischen Vertrieb, ERP und Buchhaltung. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH, es gilt deutsches Recht und die DSGVO.\n\nDer Anlass liegt fast immer zwischen den Programmen. Aufträge entstehen im CRM, Rechnungen im ERP, Zahlungen stehen auf dem Kontoauszug, und dazwischen hält eine Tabelle alles zusammen, die nur eine Person wirklich versteht. Was wir nicht tun: das Innere Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP umbauen und Vorgänge steuerlich beurteilen – das bleibt bei Hersteller und Steuerberatung.",[162,163,164,165],"Angebote entstehen in der Textverarbeitung, Aufträge im CRM, Rechnungen im ERP – und jede Übergabe ist ein Kopiervorgang, bei dem Positionen, Rabatte oder Kundennummern verrutschen.","Der Vertrieb sieht im CRM nicht, ob ein Kunde bezahlt hat, und die Buchhaltung erfährt von Sonderkonditionen erst, wenn die Rechnung schon verschickt ist.","Ein Altsystem soll abgelöst werden, doch darin stecken Jahre an Bestellungen, Kunden und Konditionen, die beim Umzug weder verloren gehen noch doppelt angelegt werden dürfen.","Die kaufmännische Leitung braucht ein kleines Werkzeug – eine Freigabeliste, eine Übersicht offener Aufträge je Gebiet –, aber im ERP ist dafür kein Platz und intern niemand, der es baut.",[167,170,173,176,179],{"title":168,"text":169},"Softwareentwicklung für die Strecke vom Angebot zur Rechnung","Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift entstehen aus einem Datensatz, statt in jedem Programm neu erfasst zu werden. Konditionen und Zahlungsziele werden einmal eingetragen und gelten bis zur offenen Position. Abweichungen – eine Rechnung ohne Auftrag, ein Auftrag ohne Rechnung – stehen mit Grund auf einer Liste, die jemand abarbeitet.",{"title":171,"text":172},"CRM-Anbindung mit Rückkanal zur Buchhaltung","Das CRM bekommt, was der Vertrieb vor dem nächsten Angebot wissen muss: Rechnungsstatus, Zahlungseingang, offene Positionen je Kunde. In die Gegenrichtung erreichen vereinbarte Konditionen und Ansprechpartner das ERP ohne Abschreiben. Angebunden wird über REST-Schnittstellen und Webhooks, wo der Hersteller sie anbietet, sonst über geregelte Exporte, deren Datensätze gegen ein Schema geprüft werden.",{"title":174,"text":175},"Datenübernahme aus dem Altsystem ohne Dubletten","Bevor ein Datensatz umzieht, wird festgelegt, woran zwei Einträge als derselbe Kunde oder dieselbe Bestellung gelten. Bei einer Übernahme dieser Art kamen 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM, keine einzige Dublette.",{"title":177,"text":178},"Interne Werkzeuge im Browser","Kleine Anwendungen für die kaufmännische Abteilung, mit Rollen, Änderungsverlauf und Export nach Excel. Gebaut wird mit TypeScript und Node.js, Daten liegen in PostgreSQL, die Oberfläche entsteht mit React oder Vue. Jede Änderung durchläuft zuerst eine Prüfung durch unsere KI-Werkzeuge und danach den Blick eines Entwicklers aus unserem Haus.",{"title":180,"text":181},"Was nach der Individualsoftwareentwicklung bei Ihnen liegt","Eine Beschreibung der Datenwege und Zuordnungsregeln, Zugänge zu Repository und Servern, eine Einweisung für Buchhaltung und Vertrieb. Laufen kann die Anwendung auf unseren Hetzner-Servern in Deutschland und der EU oder in Ihrer eigenen Umgebung.",[183,186,189,192],{"title":184,"text":185},"Gespräch entlang eines echten Vorgangs","Wir gehen einen Auftrag vom Angebot bis zum verbuchten Zahlungseingang durch: Wer tippt was ab, in welchem Programm entsteht welche Nummer, wo wird per Tabelle abgeglichen. Reicht ein Standardmodul Ihrer Buchhaltungssoftware, sagen wir das an dieser Stelle. Bevor Sie uns Belege oder Auszüge zeigen, gilt eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.",{"title":187,"text":188},"Leistungsbeschreibung mit prüfbaren Fällen","Darin stehen Datenwege, Felder, Rollen, Schnittstellen und die Fälle, gegen die abgenommen wird, dazu Etappen, Vertragsform und Preismodell; der Zeitrahmen steht im Angebot. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, was wir damit tun dürfen. Welche Daten ein externer Dienst sieht, halten wir im Angebot fest.",{"title":190,"text":191},"Etappen im Parallelbetrieb","Jede Etappe läuft zunächst neben dem bisherigen Weg. Buchhaltung und Vertrieb vergleichen die Ergebnisse an echten Vorgängen, Abweichungen korrigieren wir in der nächsten Lieferung. Der alte Weg wird erst abgeschaltet, wenn offene Posten und Auftragsbestand in beiden übereinstimmen.",{"title":76,"text":193},"Geprüft wird an den Fällen aus dem Angebot, danach gilt die Gewährleistung auf Mängel. Übergeben werden Zugänge, Dokumentation und eine Einweisung für die Leute, die täglich damit fakturieren und verkaufen.",{"title":79,"text":195},"Die Kriterien der Abnahme stehen im Angebot, bevor die erste Zeile Code entsteht. Eine abgegrenzte Anwendung, eine Schnittstelle oder eine Datenübernahme läuft als Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, geliefert in Teilen, jeder Teil wird für sich geprüft. Kommt später ein weiteres Stück dazu, etwa das Mahnwesen oder eine zweite Gesellschaft, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien.\n\nSteht vor dem Bau eine offene Frage – welches System führend ist, wie ein Altbestand bereinigt wird –, klären wir sie als Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz; geliefert werden dann die im Angebot vereinbarten Unterlagen. In beiden Formen legen Sie den Umfang fest, die Aufgaben an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung.",[197,200,203,206],{"q":198,"a":199},"Was kostet individuelle Softwareentwicklung?","Das hängt an der Zahl der angebundenen Programme, am Zustand der Altdaten und an der Zahl der Sonderfälle. Nach dem Gespräch steht im Angebot ein Festpreis je Etappe mit ihren Abnahmekriterien; eine vorgeschaltete Beratung wird nach Tagessatz abgerechnet.",{"q":201,"a":202},"Wie lange dauert ein Softwareprojekt?","Verlässlich ist die Reihenfolge: Gespräch, Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien, Etappen im Parallelbetrieb, Abnahme. Den Zeitrahmen legen wir im Angebot fest, sobald Programme und Datenbestand bekannt sind.",{"q":204,"a":205},"Werkvertrag oder Dienstvertrag?","Soll am Ende etwas laufen – eine Schnittstelle, eine Rechnungsstrecke, ein übernommener Kundenbestand –, ist es ein Werkvertrag: Wir schulden das Ergebnis, Sie nehmen es ab. Ein Dienstvertrag passt, wenn zuerst beraten oder ein Architekturkonzept erstellt werden soll.",{"q":207,"a":208},"Wem gehört der Quellcode?","Die Nutzungsrechte am Code, den wir eigens für Ihr Vorhaben schreiben, gehen über, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. Wiederverwendbare Bausteine von uns und die im Projekt verwendeten Open-Source-Lizenzen stehen als Liste im Vertrag.",[210,33,97,211],"leistungsbeschreibung","abnahme",[213,240,250,276,300,327,354,379,405,427,453,477,501,525,551,576],{"slug":214,"title":215,"metaTitle":216,"metaDescription":217,"excerpt":218,"toc":219,"updated":26,"related":237},"datenqualitaet","Datenqualität: woran man sie misst und warum Automatisierung daran hängt","Datenqualität: Kriterien und Messung – Lexikon","Datenqualität im Unternehmen: Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Richtigkeit und Aktualität messen – und warum Automatisierung an schlechten Daten scheitert.","Vollständig, eindeutig, richtig, aktuell: an welchen Kriterien sich Datenqualität festmacht, wie man sie zählt statt schätzt und wo schlechte Daten im Rechnungswesen Arbeit verursachen.",[220,223,226,229,232,234],{"id":221,"text":222},"kriterien","Datenqualität: die Kriterien",{"id":224,"text":225},"messen","Wie man Datenqualität misst",{"id":227,"text":228},"rechnungswesen","Wo schlechte Daten im Rechnungswesen auffallen",{"id":230,"text":231},"beispiel","Ein Beispiel: Übernahme einer Bestellhistorie",{"id":20,"text":233},"Typische Fehler",{"id":235,"text":236},"arbeitsweise","Wie wir Daten vor dem Umbau prüfen",{"services":238,"lexikon":239},[154,30],[33,95,4],{"slug":4,"title":5,"metaTitle":6,"metaDescription":7,"excerpt":8,"toc":241,"updated":26,"related":247},[242,243,244,245,246],{"id":11,"text":12},{"id":14,"text":15},{"id":17,"text":18},{"id":20,"text":21},{"id":23,"text":24},{"services":248,"lexikon":249},[29,30],[32,33,34],{"slug":34,"title":251,"metaTitle":252,"metaDescription":253,"excerpt":254,"toc":255,"updated":26,"related":272},"E-Rechnung: was die Pflicht im B2B für den Rechnungseingang bedeutet","E-Rechnung: Pflicht im B2B und Formate – Lexikon","E-Rechnung im B2B in Deutschland: Empfang ab 2025 Pflicht, Übergangsfristen beim Versand, Formate nach EN 16931 und was sich im Rechnungseingang ändert.","Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Was dazu zählt, welche Fristen für den Versand laufen und wo sich die Arbeit im Eingang verschiebt.",[256,259,262,265,268,270],{"id":257,"text":258},"definition","E-Rechnung oder PDF: woran man den Unterschied erkennt",{"id":260,"text":261},"pflicht","Pflicht im B2B: Empfang und Versand getrennt betrachten",{"id":263,"text":264},"formate","Formate nach EN 16931",{"id":266,"text":267},"rechnungseingang","Was sich im Rechnungseingang mit der E-Rechnung ändert",{"id":20,"text":269},"Typische Fehler bei der Umstellung",{"id":23,"text":271},"Wie wir den Eingang umstellen",{"services":273,"lexikon":274},[30],[275,32,4],"xrechnung-vs-zugferd",{"slug":32,"title":277,"metaTitle":278,"metaDescription":279,"excerpt":280,"toc":281,"updated":26,"related":297},"Eingangsrechnungsverarbeitung: vom Posteingang bis zur Zahlung","Eingangsrechnung: Ablauf bis zur Zahlung – Lexikon","Eingangsrechnungsverarbeitung in Deutschland: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Zahlung – wo Handarbeit steckt und wie man sie schrittweise automatisiert.","Fünf Stationen durchläuft jede Lieferantenrechnung. Die meiste Zeit geht nicht beim Buchen verloren, sondern bei Suche, Rückfrage und Freigabe dazwischen.",[282,285,288,291,294,295],{"id":283,"text":284},"ablauf","Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung in fünf Stationen",{"id":286,"text":287},"handarbeit","Wo die Handarbeit steckt",{"id":289,"text":290},"pruefung","Sachliche Prüfung: Bestellung, Lieferung, Beleg",{"id":292,"text":293},"automatisierung","Eingangsrechnungen automatisieren: in welcher Reihenfolge",{"id":20,"text":233},{"id":23,"text":296},"Wie wir den Rechnungseingang aufbauen",{"services":298,"lexikon":299},[30,29],[34,4,95],{"slug":301,"title":302,"metaTitle":303,"metaDescription":304,"excerpt":305,"toc":306,"updated":26,"related":323},"festpreis-vs-tagessatz","Festpreis oder Tagessatz?","Festpreis oder Tagessatz: das passende Modell – Lexikon","Festpreis oder Tagessatz im IT-Projekt: wer das Risiko trägt, wie Änderungen laufen und welches Preismodell zu welchem Vorhaben im Mittelstand in DACH passt.","Zwei Preismodelle, zwei Verteilungen des Risikos. Woran man erkennt, welches zu einem Vorhaben passt, und warum sich beide in einem Projekt sinnvoll kombinieren lassen.",[307,310,313,316,319,321],{"id":308,"text":309},"grundlagen","Festpreis und Tagessatz: was jeweils bezahlt wird",{"id":311,"text":312},"risiko","Wer welches Risiko trägt",{"id":314,"text":315},"aenderungen","Änderungen während der Arbeit",{"id":317,"text":318},"auswahl","Wann ein Festpreis passt und wann nicht",{"id":20,"text":320},"Typische Fehler bei der Wahl",{"id":235,"text":322},"Wie wir das Preismodell wählen",{"services":324,"lexikon":325},[154,30],[97,326,210],"dienstvertrag",{"slug":328,"title":329,"metaTitle":330,"metaDescription":331,"excerpt":332,"toc":333,"updated":26,"related":350},"werkvertrag-kuendigung","Kündigung eines Werkvertrags: Rechte beider Seiten","Kündigung eines Werkvertrags: Rechte und Folgen – Lexikon","Kündigung eines Werkvertrags nach BGB: freies Recht des Bestellers, wichtiger Grund, Vergütung und Übergabe des bis dahin Erreichten in Deutschland erklärt.","Ein Werkvertrag lässt sich vor der Fertigstellung beenden – vom Besteller sogar ohne Grund. Was dann bezahlt wird, was mit dem halbfertigen Stand geschieht und wie man den Ausstieg vorab ordnet.",[334,337,340,343,346,348],{"id":335,"text":336},"frei","Freie Kündigung durch den Besteller",{"id":338,"text":339},"wichtiger-grund","Kündigung aus wichtigem Grund",{"id":341,"text":342},"mitwirkung","Fehlende Mitwirkung als Auslöser",{"id":344,"text":345},"stand","Was mit dem Erreichten geschieht",{"id":20,"text":347},"Typische Fehler beim Beenden",{"id":235,"text":349},"Wie wir den Ausstieg vorbereiten",{"services":351,"lexikon":352},[154],[97,211,353],"maengelhaftung",{"slug":210,"title":355,"metaTitle":356,"metaDescription":357,"excerpt":358,"toc":359,"updated":26,"related":376},"Leistungsbeschreibung: was vor dem Start feststehen muss","Leistungsbeschreibung: Inhalt und Aufbau – Lexikon","Leistungsbeschreibung für IT-Vorhaben in Deutschland: Ziel, Umfang, Abgrenzung, Mitwirkung und Prüfkriterien als Grundlage für Angebot und Abnahme.","Was geliefert wird, was ausdrücklich nicht dazugehört und woran man das Ergebnis prüft: die Bausteine einer belastbaren Beschreibung, mit einem Beispiel aus dem Zahlungsabgleich.",[360,363,366,368,371,374],{"id":361,"text":362},"zweck","Leistungsbeschreibung: wozu sie dient",{"id":364,"text":365},"bausteine","Die Bausteine einer Leistungsbeschreibung",{"id":230,"text":367},"Ein Beispiel: Zahlungsabgleich",{"id":369,"text":370},"lastenheft","Abgrenzung zu Lastenheft und Pflichtenheft",{"id":372,"text":373},"schwaechen","Typische Schwächen",{"id":235,"text":375},"Wie wir Beschreibungen erarbeiten",{"services":377,"lexikon":378},[30],[211,97,95],{"slug":353,"title":380,"metaTitle":381,"metaDescription":382,"excerpt":383,"toc":384,"updated":26,"related":402},"Mängelhaftung im Werkvertrag: Rechte des Bestellers","Mängelhaftung im Werkvertrag: Rechte und Fristen – Lexikon","Mängelhaftung im Werkvertrag nach §§ 633 ff. BGB: Sach- und Rechtsmangel, Nacherfüllung, Minderung, Rücktritt und was bei Software in DACH als Mangel zählt.","Wann ein Werk mangelhaft ist, welche Rechte der Besteller in welcher Reihenfolge hat und wo bei Software die Grenze zwischen Fehler und neuem Wunsch verläuft.",[385,388,391,394,397,400],{"id":386,"text":387},"mangel","Mängelhaftung: wann ein Werk mangelhaft ist",{"id":389,"text":390},"rechte","Die Rechte des Bestellers in der Reihenfolge des Gesetzes",{"id":392,"text":393},"software","Was bei Software als Mangel zählt",{"id":395,"text":396},"verjaehrung","Mängelhaftung, Abnahme und Verjährung",{"id":398,"text":399},"missverstaendnisse","Typische Missverständnisse",{"id":235,"text":401},"Wie wir mit Fehlern nach der Übergabe umgehen",{"services":403,"lexikon":404},[154],[211,210,97],{"slug":33,"title":406,"metaTitle":407,"metaDescription":408,"excerpt":409,"toc":410,"updated":26,"related":424},"Stammdatenmanagement: eine gültige Fassung pro Geschäftspartner","Stammdatenmanagement: Grundlagen und Praxis – Lexikon","Stammdatenmanagement im Mittelstand: Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten eindeutig halten, Dubletten vermeiden, Verantwortung klären – in DACH erklärt.","Stammdaten ändern sich selten und stecken in jedem Vorgang. 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Aufbau, Hybrid aus PDF und XML, wann welches Format passt.","Beide Formate transportieren dieselben Pflichtangaben nach EN 16931. 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